# Digitale Personalakte



# Übersicht: Digitale Personalakte

[![008 ELO Digitale Personalakte 1.png](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/scaled-1680-/008-elo-digitale-personalakte-1.png)](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/008-elo-digitale-personalakte-1.png)

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Digitale Personalakte besteht aus 3 Bereichen.

1. Ausschreibung
2. Bewerber Management
3. Personalakte

# Menü: Digitale Personalakte

Digitale Personalakte in der Menüpunkte:

##### <span style="color: rgb(224, 62, 45);">**<span style="font-size: 11pt; line-height: 107%; font-family: Calibri, sans-serif;">1 Ausschreibung </span>**</span><span style="color: rgb(224, 62, 45);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">(Ausschreibungs-Management)</span></span>

<span style="color: rgb(224, 62, 45);">**<span style="font-size: 11pt; line-height: 107%; font-family: Calibri, sans-serif;">[![06 Menubar 01 Ausschreibung.png](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/scaled-1680-/06-menubar-01-ausschreibung.png)](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/06-menubar-01-ausschreibung.png)</span>**</span>

- <span style="text-indent: -18pt;">Neue Ausschreibung  
    </span>(erstellt eine neue Vorlage für eine Ausschreibung)

- Ausschreibung Starten  
    (Startet den Workflow "Neue Ausschreibung" auf die neu erstellte Ausschreibung)

##### <span style="color: rgb(224, 62, 45);">**<span style="color: rgb(224, 62, 45);">2 Bewerbung</span>** <span style="color: rgb(0, 0, 0);">(Bewerber-Management)</span></span>

[![06 Menubar 02 Bewerbung.png](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/scaled-1680-/TTZ06-menubar-02-bewerbung.png)](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/TTZ06-menubar-02-bewerbung.png)

- Neue Bewerbung  
    (erstellt eine neue Vorlage für eine Bewerbung - dieser Ordner wird bei Einstellung in die Personalakte übernommen)
- Bewerbungsunterlagen  
    (startet einen Prüfungs-Workflow ob alle Bewerbungsunterlagen vorhanden sind)
- Vorstellungsgespräch  
    (startet den Workflow "Vorstellungsgespräch" hiermit wird der gesamte Vorstellungsprozess abgebildet)
- Bewerberauswahl  
    (startet einen Workflow zur Auswahl der Bewerbungen)
- Vorauswahl  
    (verschiebt die Ausgewählte Bewerbung in "Bewerber-Management/Vorauswahl)
- Warteliste  
    (verschiebt die Ausgewählte Bewerbung in "Bewerber-Management/Warteliste)
- Abgelehnt  
    (verschiebt die Ausgewählte Bewerbung in "Bewerber-Management/Abgelehnt)

#### <span style="color: rgb(224, 62, 45);">**3 Personal**</span> (Personalakte)

[![06 Menubar 03 Personal.png](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/scaled-1680-/06-menubar-03-personal.png)](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/06-menubar-03-personal.png)

- Neue Personalakte  
    (erstellt eine neue/leere Personalakte)
- Personaleintritt  
    (verschiebt Personen/Personalakten/Bewerbungsakten in den Bereich Personalakten und startet den Workflow zur Aufnahme neuer Personen

# Menu: Ausschreibung

Im Menü <span style="color: rgb(224, 62, 45);">**Ausschreibung** </span>besteht aus 2 Teile.  
 • Neue Ausschreibung  
 • Ausschreibung starten (W)

[![06 Menubar 01 Ausschreibung.png](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/scaled-1680-/06-menubar-01-ausschreibung.png)](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/06-menubar-01-ausschreibung.png)

##### <span style="color: rgb(224, 62, 45);">**Ausschreibung – Neue Ausschreibung**</span>

![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-w19amwvn.png)

<span style="font-family: Calibri, sans-serif;"><span style="font-size: 14.6667px;">Man kann hier einen neuen Ausschreibung Ordner erstellen.</span></span>

<span style="font-size: 11.0pt; line-height: 107%; font-family: 'Calibri',sans-serif; mso-ascii-theme-font: minor-latin; mso-fareast-font-family: Calibri; mso-fareast-theme-font: minor-latin; mso-hansi-theme-font: minor-latin; mso-bidi-font-family: 'Times New Roman'; mso-bidi-theme-font: minor-bidi; mso-ansi-language: DE; mso-fareast-language: EN-US; mso-bidi-language: AR-SA; mso-no-proof: yes;">Beispiel: **Wir suchen einen Sportlehrer - Oberstufe**</span>

<span style="font-size: 11.0pt; line-height: 107%; font-family: 'Calibri',sans-serif; mso-ascii-theme-font: minor-latin; mso-fareast-font-family: Calibri; mso-fareast-theme-font: minor-latin; mso-hansi-theme-font: minor-latin; mso-bidi-font-family: 'Times New Roman'; mso-bidi-theme-font: minor-bidi; mso-ansi-language: DE; mso-fareast-language: EN-US; mso-bidi-language: AR-SA; mso-no-proof: yes;">Digitale Personalakte --&gt; Bewerber-Management --&gt; <span style="color: rgb(224, 62, 45);">**Ausschreibungen** <span style="color: rgb(0, 0, 0);">--&gt;</span></span> **Wir suchen einen Sportlehrer - Oberstufe** </span>

##### <span style="color: rgb(224, 62, 45);">**Ausschreibung – Ausschreibung Starten**</span>

![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-aeng4skp.png)

<span style="font-family: Calibri, sans-serif;"><span style="font-size: 14.6667px;">Man kann hier einen neuen Workflow starten, wenn man darüber eine Berechtigung hat. </span></span>

<span style="font-family: Calibri, sans-serif;"><span style="font-size: 14.6667px;">Im Ausschreibung Workflow gibt es verschiedene Aufgaben. Man kann diese Aufgaben Ihre eigene Java Client Benutzer sehen und überarbeiten.</span></span>

<span style="font-family: Calibri, sans-serif;"><span style="font-size: 14.6667px;">Workflow Name: **Digitale Personalakte Ausschreibung**</span></span>

# Menü: Bewerbung

Im Menü <span style="color: rgb(224, 62, 45);">**Bewerbung** </span>besteht aus 7 Teile.

 • Neue Bewerbung   
 • Bewerbungsunterlagen (W)  
 • Vorstellungsgespräch (W)  
 • Bewerberauswahl (W)  
 • Vorauswahl  
 • Warteliste  
 • Abgelehnt

![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-vdtjkjwm.png)

##### <span style="color: rgb(224, 62, 45);">**Bewerbung– Neue Bewerbung**</span>

![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-5ag7tkhh.png)

<span style="font-family: Calibri, sans-serif;"><span style="font-size: 14.6667px;">Man kann hier einen neuen Bewerbung Ordner erstellen, wenn man neue Bewerbungsunterlagen bekommt.</span></span>

<span style="font-size: 11.0pt; line-height: 107%; font-family: 'Calibri',sans-serif; mso-ascii-theme-font: minor-latin; mso-fareast-font-family: Calibri; mso-fareast-theme-font: minor-latin; mso-hansi-theme-font: minor-latin; mso-bidi-font-family: 'Times New Roman'; mso-bidi-theme-font: minor-bidi; mso-ansi-language: DE; mso-fareast-language: EN-US; mso-bidi-language: AR-SA; mso-no-proof: yes;">Beispiel: **Sandra Blume bewirbt sich als Mathelehrerin - Oberstufe**</span>

<span style="font-size: 11.0pt; line-height: 107%; font-family: 'Calibri',sans-serif; mso-ascii-theme-font: minor-latin; mso-fareast-font-family: Calibri; mso-fareast-theme-font: minor-latin; mso-hansi-theme-font: minor-latin; mso-bidi-font-family: 'Times New Roman'; mso-bidi-theme-font: minor-bidi; mso-ansi-language: DE; mso-fareast-language: EN-US; mso-bidi-language: AR-SA; mso-no-proof: yes;">Digitale Personalakte --&gt; Bewerber-Management --&gt; <span style="color: rgb(224, 62, 45);">**Bewerbungen**<span style="color: rgb(0, 0, 0);">--&gt;</span></span> **Sandra Blume bewirbt sich als Mathelehrerin - Oberstufe** </span>

##### <span style="color: rgb(224, 62, 45);">**Bewerbung– Bewerbungsunterlagen**</span>

![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-t8c7v7ys.png)

<span style="font-family: Calibri, sans-serif;"><span style="font-size: 14.6667px;">Man kann hier einen neuen Workflow starten, wenn man darüber eine Berechtigung hat. </span></span>

<span style="font-family: Calibri, sans-serif;"><span style="font-size: 14.6667px;">Im Bewerbungsunterlagen Workflow gibt es verschiedene Aufgaben. Man kann diese Aufgaben Ihre eigene Java Client Benutzer sehen und überarbeiten.</span></span>

<span style="font-family: Calibri, sans-serif;"><span style="font-size: 14.6667px;">Workflow Name: **Digitale Personalakte Bewerbungsunterlagen**</span></span>

##### <span style="color: rgb(224, 62, 45);">**Bewerbung– Vorstellungsgespräch**</span>

![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-cnbhp7vj.png)

<span style="font-family: Calibri, sans-serif;"><span style="font-size: 14.6667px;">Man kann hier einen neuen Workflow starten, wenn man darüber eine Berechtigung hat. </span></span>

<span style="font-family: Calibri, sans-serif;"><span style="font-size: 14.6667px;">Im Vorstellungsgespräch Workflow gibt es verschiedene Aufgaben. Man kann diese Aufgaben Ihre eigene Java Client Benutzer sehen und überarbeiten.</span></span>

<span style="font-family: Calibri, sans-serif;"><span style="font-size: 14.6667px;">Workflow Name: **Digitale Personalakte Vorstellungsgespräch**</span></span>

##### <span style="color: rgb(224, 62, 45);">**Bewerbung– Bewerberauswahl**</span>

![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-lhlshbqt.png)

<span style="font-family: Calibri, sans-serif;"><span style="font-size: 14.6667px;">Man kann hier einen neuen Workflow starten, wenn man darüber eine Berechtigung hat. </span></span>

<span style="font-family: Calibri, sans-serif;"><span style="font-size: 14.6667px;">Im Bewerberauswahl Workflow gibt es verschiedene Aufgaben. Man kann diese Aufgaben Ihre eigene Java Client Benutzer sehen und überarbeiten.</span></span>

<span style="font-family: Calibri, sans-serif;"><span style="font-size: 14.6667px;">Workflow Name: **Digitale Personalakte Bewerberauswahl** </span></span>

##### <span style="color: rgb(224, 62, 45);">**Bewerbung– Vorauswahl**</span>

![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-w98tb2un.png)

<span style="font-family: Calibri, sans-serif;"><span style="font-size: 14.6667px;">Man kann hier eine Bewerbung zu **Vorauswahl Ordner** verschieben, wenn man darüber eine Berechtigung und eine Entscheidung hat. </span></span>

##### <span style="color: rgb(224, 62, 45);">**Bewerbung– Warteliste**</span>

![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-s13a7kjf.png)

<span style="font-family: Calibri, sans-serif;"><span style="font-size: 14.6667px;">Man kann hier eine Bewerbung zu **Warteliste Ordner** verschieben, wenn man darüber eine Berechtigung und eine Entscheidung hat. </span></span>

##### <span style="color: rgb(224, 62, 45);">**Bewerbung– Abgelehnt**</span>

![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-ivlqkidk.png)

<span style="font-family: Calibri, sans-serif;"><span style="font-size: 14.6667px;">Man kann hier eine Bewerbung zu **Abgelehnt Ordner** verschieben, wenn man darüber eine Berechtigung und eine Entscheidung hat.</span></span>

# Menü: Personal

Das Menü <span style="color: rgb(224, 62, 45);">**Personal** </span>besteht aus 2 Bereichen.  
 • Neue Personalakte  
 • Personaleintritt

![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-syt9y48s.png)

##### <span style="color: rgb(224, 62, 45);">**Personal– Neue Personalakte**</span>

![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-iqtt3szh.png)

Über den Button "Neue Personalakte" können Sie eine neue Personalakte erstellen.

Beispiel: **Thomas Schaab**

Digitale Personalakte --&gt; Personalakten --&gt; **Thomas Schaab**

##### <span style="color: rgb(224, 62, 45);">**Personal– Personaleintritt**</span>

![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-jur3cyv8.png)

Über den Button "Personaleintritt" können Sie eine Personalakte aus dem **Bewerberverfahren** in den Bereich **Personalakte** verschieben.

# Digitale Personalakte: Ordnerstruktur

##### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">1. Bewerber-Management Ordner</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wenn ein Ausschreibungsprozess oder Bewerbungsprozess gestartet wird, befinden sich alle Dokumente in diesem Ordner.</span>

Digitale Personalakte –&gt; <span style="color: red;">Bewerber-Management</span>

<span style="font-family: Symbol; mso-fareast-font-family: Symbol; mso-bidi-font-family: Symbol;"><span style="mso-list: Ignore;">·<span style="font: 7.0pt 'Times New Roman';"> </span></span></span>Abgelehnt

<span style="font-family: Symbol; mso-fareast-font-family: Symbol; mso-bidi-font-family: Symbol;"><span style="mso-list: Ignore;">·<span style="font: 7.0pt 'Times New Roman';"> </span></span></span>Ausschreibungen

<span style="font-family: Symbol; mso-fareast-font-family: Symbol; mso-bidi-font-family: Symbol;"><span style="mso-list: Ignore;">·<span style="font: 7.0pt 'Times New Roman';"> </span></span></span>Bewerbungen

<span style="font-family: Symbol; mso-fareast-font-family: Symbol; mso-bidi-font-family: Symbol;"><span style="mso-list: Ignore;">·<span style="font: 7.0pt 'Times New Roman';"> </span></span></span>Vorauswahl

<span style="font-family: Symbol; mso-fareast-font-family: Symbol; mso-bidi-font-family: Symbol;"><span style="mso-list: Ignore;">·<span style="font: 7.0pt 'Times New Roman';"> </span></span></span>Warteliste

![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-jututuvd.png)

#####  

##### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">2. Personalakten Ordner</span>

<span style="color: rgb(53, 152, 219);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wenn eine Person Mitarbeiter wird, befinden sich alle Dokumente in diesem Ordner.</span></span>

Digitale Personalakte –&gt; <span style="color: red;">Personalakten</span>

<span style="font-family: Symbol; mso-fareast-font-family: Symbol; mso-bidi-font-family: Symbol;"><span style="mso-list: Ignore;">·<span style="font: 7.0pt 'Times New Roman';"> </span></span></span>Personalakten (je Mitarbeiter)

<table border="0" cellpadding="0" cellspacing="0" id="bkmrk-personalakte-%28sandra" style="border-collapse: collapse; width: 440px;" width="58"><colgroup><col style="width: 412px;" width="58"></col> </colgroup><tbody><tr style="height: 15.0pt;"><td class="xl64" height="20" style="height: 15.0pt; width: 44pt;" width="58"><span style="color: rgb(224, 62, 45);">**Personalakte**</span></td></tr><tr style="height: 15.0pt;"><td class="xl65" height="20" style="height: 15.0pt;">**Allgemeiner Schriftverkehr**</td></tr><tr style="height: 15.0pt;"><td class="xl65" height="20" style="height: 15.0pt;">**Bewerbungsgespräch**</td></tr><tr style="height: 15.0pt;"><td class="xl66" height="20" style="height: 15.0pt;"> -Protokolle</td></tr><tr style="height: 15.0pt;"><td class="xl65" height="20" style="height: 15.0pt;">**Mitarbeiterdaten**</td></tr><tr style="height: 15.0pt;"><td class="xl66" height="20" style="height: 15.0pt;"> -Führungszeugnisse</td></tr><tr style="height: 15.0pt;"><td class="xl65" height="20" style="height: 15.0pt;">**Qualifikationen / Genehmigungen**</td></tr><tr style="height: 15.0pt;"><td class="xl66" height="20" style="height: 15.0pt;"> -Genehmigungen</td></tr><tr style="height: 15.0pt;"><td class="xl66" height="20" style="height: 15.0pt;"> -Schulungsnachweise</td></tr><tr style="height: 15.0pt;"><td class="xl66" height="20" style="height: 15.0pt;"> -Unterweisungen</td></tr><tr style="height: 15.0pt;"><td class="xl66" height="20" style="height: 15.0pt;"> -Urkunden</td></tr><tr style="height: 15.0pt;"><td class="xl66" height="20" style="height: 15.0pt;"> -Zeugnisse</td></tr><tr style="height: 15.0pt;"><td class="xl65" height="20" style="height: 15.0pt;">**Verträge**</td></tr><tr style="height: 15.0pt;"><td class="xl65" height="20" style="height: 15.0pt;">**Zusatzverträge**</td></tr></tbody></table>

![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-ypqkrb5s.png)

#####  

##### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">3. Spezielle Ordner (Dynamische Ansicht)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wir erstellen spezielle Ordner für Sie, damit Sie manche Informationen leichter einsehen können.</span>

<span style="color: rgb(53, 152, 219);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Digitale Personalakte –&gt;</span> <span style="color: rgb(224, 62, 45);">Personalakten nach Arbeitszeitregelung</span></span>

<span style="font-family: 'Courier New'; mso-fareast-font-family: 'Courier New';"><span style="mso-list: Ignore;">o<span style="font: 7.0pt 'Times New Roman';"> </span></span></span>Teilzeit

<span style="font-family: 'Courier New'; mso-fareast-font-family: 'Courier New';"><span style="mso-list: Ignore;">o<span style="font: 7.0pt 'Times New Roman';"> </span></span></span>Vollzeit

<span style="color: rgb(53, 152, 219);"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Digitale Personalakte –&gt;</span> <span style="color: rgb(224, 62, 45);">Personalakten nach Beschäftigung</span></span>

<span style="font-family: 'Courier New'; mso-fareast-font-family: 'Courier New';"><span style="mso-list: Ignore;">o<span style="font: 7.0pt 'Times New Roman';"> </span></span></span>Ausgeschiedene Mitarbeiter

<span style="font-family: 'Courier New'; mso-fareast-font-family: 'Courier New';"><span style="mso-list: Ignore;">o<span style="font: 7.0pt 'Times New Roman';"> </span></span></span>Kommende Beschäftigungen (...30 Tage)

![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-awsyy9to.png)

# Workflows in ELO

##### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Was ist ein Workflow?</span>

Ein Workflow (Arbeitsablauf) besteht aus einer Reihe von vordefinierten Bearbeitungsschritten für ein Dokument. Diese werden von den jeweiligen Bearbeitern ausgeführt; danach wird der Workflow weitergeleitet. Jeder Workflow besitzt einen Startpunkt und einen Endpunkt.

##### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wann benutzen wir Workflows? </span>

Wenn wir im Menü Ausschreibung - Bewerbung und Personal eine der Folgenden Schaltflächen klicken, starten und benutzen wir automatisch Workflows.

 • Ausschreibung starten (W)  
 • Bewerbungsunterlagen (W)  
 • Vorstellungsgespräch (W)  
 • Bewerberauswahl (W)

Alle Einstellungen sind in der Digitalen Personalakte vorgegeben. Die Workflows werden mit der Business Solution Digitale Personalakte ausgeliefert. Alle Einstellungen können auf Ihren Wunsch angepasst werden.

##### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wie läuft der Prozess? </span>

Wenn Sie diese Schaltfläche klicken, wird der Workflow gestartet und erstellt automatisch alle benötigten Aufgaben. Jede Aufgabe wird an die entsprechende Person oder Gruppe im ELO weitergeleitet und kann dort bearbeitet werden.

Sobald die Person ihre Aufgabe erledigt hat, wird die Aufgabe automatisch an die nächste Person im Workflow weiterleitet.

# Ein Beispiel für den Ausschreibungs-Prozess

##### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">1. Wie und wer kann den Ausschreibung Prozess starten?</span>

Wenn man die Berechtigung für die Ausschreibungen hat, darf man Ausschreibungs-Workflow starten.

Der Ausschreibungs-Workflow besteht aus 2 Teilen. Teil eins ist die Neue Ausschreibung, teil zwei ist der Workflow "Ausschreibung starten".

Im Menü: "Ausschreibung" gibt es zwei Schaltflächen, eine um eine neue Ausschreibung zu erstellen, die andere um den Ausschreibungs-Workflow zu starten.

#####   
<span style="color: rgb(0, 0, 0);">2. Ablauf "Neue Ausschreibung"</span>

Als erstes erstellen wir einen neuen Ordner für die Ausschreibung. Im Menü Ausschreibung klicken wir auf die Schaltfläche **Neue Ausschreibung** und geben dann einen Ordner Name ein (z.B. Ausschreibung - Mathematik und Physik Oberstufe).

Der zweite Schritt ist den Ausschreibungs-Workflow zu starten. Wenn wir im Menü Ausschreibung **Ausschreibung Starten** klicken, starten wir einen Workflow. In diesem Workflow gibt es viele Aufgaben die am ende eine fertige Ausschreibung erstellen. Jeder Aufgabe wird eine Person oder eine Gruppe zugeordnet, welche diese Aufgabe zu erledigen hat.

Wenn der Workflow beendet ist, haben Sie eine neue Ausschreibung erstellt und im Ordner Bewerber-Management/Ausschreibungen eine Übersicht über die erstellte Ausschreibung.

#####   
<span style="color: rgb(0, 0, 0);">3. Was ist meine Aufgabe?</span>

Im Ausschreibung Workflow gibt es verschiedene Aufgaben, die einer Person oder einer Gruppe zugeordnet sind.

Die Aufgaben im Ausschreibungs-Workflow sind:

 a) Festlegung Qualifikationen  
 b) Auswahl Ausschreibungsplattformen  
 c) Anzeigentext Erstellen  
 d) Ansprechperson in der Einrichtung  
 e) Anzeige gestalten und Budget  
 f) Freigabe der Ausschreibung oder Ausschreibung überarbeiten  
 g) Anzeige veröffentlichen


##### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">4.Beispiel für Ausschreibung Prozess</span>

#####  

##### <span style="color: rgb(224, 62, 45);">**Ausschreibung – Neue Ausschreibung**</span>

[![06 Menubar 01 Ausschreibung.png](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/scaled-1680-/06-menubar-01-ausschreibung.png)](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/06-menubar-01-ausschreibung.png)

Klicken Sie auf die Schaltfläche **Neue Ausschreibung**, um einen Ordner zu erstellen und den Namen einzutippen.

![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-ovzsecu5.png)

Tippen Sie bitte Name des Ausschreibungsordners ein.

![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-ngp3rbxw.png)

<span style="font-size: 11.0pt; line-height: 107%; font-family: 'Calibri',sans-serif; mso-ascii-theme-font: minor-latin; mso-fareast-font-family: Calibri; mso-fareast-theme-font: minor-latin; mso-hansi-theme-font: minor-latin; mso-bidi-font-family: 'Times New Roman'; mso-bidi-theme-font: minor-bidi; mso-ansi-language: DE; mso-fareast-language: EN-US; mso-bidi-language: AR-SA; mso-no-proof: yes;">Beispiel: **Wir suchen einen Sportlehrer - Oberstufe**</span>

<span style="font-size: 11.0pt; line-height: 107%; font-family: 'Calibri',sans-serif; mso-ascii-theme-font: minor-latin; mso-fareast-font-family: Calibri; mso-fareast-theme-font: minor-latin; mso-hansi-theme-font: minor-latin; mso-bidi-font-family: 'Times New Roman'; mso-bidi-theme-font: minor-bidi; mso-ansi-language: DE; mso-fareast-language: EN-US; mso-bidi-language: AR-SA; mso-no-proof: yes;">![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-8lq0teuy.png)</span>

<span style="font-size: 11.0pt; line-height: 107%; font-family: 'Calibri',sans-serif; mso-ascii-theme-font: minor-latin; mso-fareast-font-family: Calibri; mso-fareast-theme-font: minor-latin; mso-hansi-theme-font: minor-latin; mso-bidi-font-family: 'Times New Roman'; mso-bidi-theme-font: minor-bidi; mso-ansi-language: DE; mso-fareast-language: EN-US; mso-bidi-language: AR-SA; mso-no-proof: yes;">Im Repository unter Bewerber-Management/Ausschreibung kann man den neuen Ordner sehen.</span>

<span style="font-size: 11.0pt; line-height: 107%; font-family: 'Calibri',sans-serif; mso-ascii-theme-font: minor-latin; mso-fareast-font-family: Calibri; mso-fareast-theme-font: minor-latin; mso-hansi-theme-font: minor-latin; mso-bidi-font-family: 'Times New Roman'; mso-bidi-theme-font: minor-bidi; mso-ansi-language: DE; mso-fareast-language: EN-US; mso-bidi-language: AR-SA; mso-no-proof: yes;">Digitale Personalakte --&gt; Bewerber-Management --&gt; <span style="color: rgb(224, 62, 45);">**Ausschreibungen** <span style="color: rgb(0, 0, 0);">--&gt;</span></span> **Wir suchen einen Sportlehrer - Oberstufe** </span>

<span style="font-size: 11.0pt; line-height: 107%; font-family: 'Calibri',sans-serif; mso-ascii-theme-font: minor-latin; mso-fareast-font-family: Calibri; mso-fareast-theme-font: minor-latin; mso-hansi-theme-font: minor-latin; mso-bidi-font-family: 'Times New Roman'; mso-bidi-theme-font: minor-bidi; mso-ansi-language: DE; mso-fareast-language: EN-US; mso-bidi-language: AR-SA; mso-no-proof: yes;">![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-lepsmwef.png)</span>

##### <span style="color: rgb(224, 62, 45);">**Ausschreibung – Ausschreibung Starten**</span>

<span style="text-decoration: underline;">Informationen:</span>

Die Aufgaben im Ausschreibung Prozess sind:

 a) Festlegung Qualifikationen  
 b) Auswahl Ausschreibungsplattformen  
 c) Anzeigentext Erstellen  
 d) Ansprechperson in der Einrichtung  
 e) Anzeige gestalten und Budget  
 f) Freigabe der Ausschreibung oder Ausschreibung überarbeiten  
 g) Anzeige veröffentlichen

![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-kos9d0tc.png)

Klicken Sie in der Navigationsleiste auf **Aufgaben**, hier sehen Sie alle Ihre Aufgaben chronologisch Sortiert.

<span style="font-size: 11.0pt; line-height: 107%; font-family: 'Calibri',sans-serif; mso-ascii-theme-font: minor-latin; mso-fareast-font-family: Calibri; mso-fareast-theme-font: minor-latin; mso-hansi-theme-font: minor-latin; mso-bidi-font-family: 'Times New Roman'; mso-bidi-theme-font: minor-bidi; mso-ansi-language: DE; mso-fareast-language: EN-US; mso-bidi-language: AR-SA; mso-no-proof: yes;">![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-dawbacsj.png)</span>

##### **<span style="color: rgb(185, 106, 217);"><span style="mso-fareast-font-family: 'Calibri Light'; mso-fareast-theme-font: major-latin; mso-bidi-font-family: 'Calibri Light'; mso-bidi-theme-font: major-latin;"><span style="mso-list: Ignore;">a)<span style="font-style: normal; font-variant: normal; font-kerning: auto; font-optical-sizing: auto; font-feature-settings: normal; font-variation-settings: normal; font-stretch: normal; font-size: 7pt; line-height: normal; font-family: 'Times New Roman';"> </span></span></span>Festlegung Qualifikationen</span>**

Erste Aufgabe im Workflow ist die Festlegung der gesuchten Qualifikationen.

![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-77q8wmi5.png)

Hier gibt es jetzt eine Aufgabe, die "Festlegung Qualifikationen” heißt.   
Der Benutzer füllt das Formular aus und klickt danach auf **Auswahl Plattformen** um den Workflow an die nächste Person weiterzuleiten.  
Wenn man zu dem Thema einen Kommentar schreiben möchte, kann man auf der Rechten Seite im Feed einen Kommentar erstellen (mehr dazu im Kapitel ELO Collaboration).

##### <span style="color: rgb(185, 106, 217);">**<span style="mso-fareast-font-family: 'Calibri Light'; mso-fareast-theme-font: major-latin; mso-bidi-font-family: 'Calibri Light'; mso-bidi-theme-font: major-latin;"><span style="mso-list: Ignore;">b)<span style="font-style: normal; font-variant: normal; font-kerning: auto; font-optical-sizing: auto; font-feature-settings: normal; font-variation-settings: normal; font-stretch: normal; font-size: 7pt; line-height: normal; font-family: 'Times New Roman';"> </span></span></span>Auswahl Ausschreibungsplattformen**</span>

<span style="color: rgb(185, 106, 217);">![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-3whetvbf.png)</span>

In der Folgenden Aufgabe "Auswahl Plattformen" können Sie Ausschreibungsplattformen angeben auf denen die Ausschreibung veröffentlicht werden soll. Sie können den Namen entweder eintippen oder auf aus der Liste (Tastenkürzel F7) eine Plattform auswählen.

##### <span style="color: rgb(185, 106, 217);">**<span style="mso-fareast-font-family: 'Calibri Light'; mso-fareast-theme-font: major-latin; mso-bidi-font-family: 'Calibri Light'; mso-bidi-theme-font: major-latin;"><span style="mso-list: Ignore;">c)<span style="font-style: normal; font-variant: normal; font-kerning: auto; font-optical-sizing: auto; font-feature-settings: normal; font-variation-settings: normal; font-stretch: normal; font-size: 7pt; line-height: normal; font-family: 'Times New Roman';"> </span></span></span>Anzeigentext Erstellen**</span>

Kurzbeschreibung, 2 Anzeigetexte, ein Kurzer und ein Langer

![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-rmwsyaqo.png)

##### <span style="color: rgb(185, 106, 217);">**<span style="mso-fareast-font-family: 'Calibri Light'; mso-fareast-theme-font: major-latin; mso-bidi-font-family: 'Calibri Light'; mso-bidi-theme-font: major-latin;"><span style="mso-list: Ignore;">d)<span style="font-style: normal; font-variant: normal; font-kerning: auto; font-optical-sizing: auto; font-feature-settings: normal; font-variation-settings: normal; font-stretch: normal; font-size: 7pt; line-height: normal; font-family: 'Times New Roman';"> </span></span></span>Ansprechperson in der Einrichtung**</span>

Geben Sie bitte die Kontaktdaten der Ansprechperson in der Einrichtung ein.

![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-igabicuv.png)

##### <span style="color: rgb(185, 106, 217);">**<span style="mso-fareast-font-family: 'Calibri Light'; mso-fareast-theme-font: major-latin; mso-bidi-font-family: 'Calibri Light'; mso-bidi-theme-font: major-latin;"><span style="mso-list: Ignore;">e)<span style="font-style: normal; font-variant: normal; font-kerning: auto; font-optical-sizing: auto; font-feature-settings: normal; font-variation-settings: normal; font-stretch: normal; font-size: 7pt; line-height: normal; font-family: 'Times New Roman';"> </span></span></span>Anzeige gestalten und Budget**</span>

Wählen Sie die Verantwortliche Person zur Anzeigengestaltung aus und geben Sie das Budget für die Anzeige an.

![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-ykrvyzks.png)

##### <span style="color: rgb(185, 106, 217);">**<span style="mso-fareast-font-family: 'Calibri Light'; mso-fareast-theme-font: major-latin; mso-bidi-font-family: 'Calibri Light'; mso-bidi-theme-font: major-latin;"><span style="mso-list: Ignore;">f)<span style="font-style: normal; font-variant: normal; font-kerning: auto; font-optical-sizing: auto; font-feature-settings: normal; font-variation-settings: normal; font-stretch: normal; font-size: 7pt; line-height: normal; font-family: 'Times New Roman';"> </span></span></span>Freigabe der Ausschreibung**</span>

<span style="color: rgb(185, 106, 217);">![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-wez8cvkz.png)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wenn Sie auf die Schaltfläche **Ausschreibung überarbeiten** klicken, wird der Workflow zurückgesetzt, damit die Person der Anzeigentext und Anzeigengestaltung alles überarbeiten kann. </span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wenn Sie auf **Anzeige veröffentlichen** klicken wird der Workflow an die dafür hinterlegte Person weitergeleitet. </span>

##### <span style="color: rgb(185, 106, 217);">**<span style="mso-fareast-font-family: 'Calibri Light'; mso-fareast-theme-font: major-latin; mso-bidi-font-family: 'Calibri Light'; mso-bidi-theme-font: major-latin;"><span style="mso-list: Ignore;">g)<span style="font-style: normal; font-variant: normal; font-kerning: auto; font-optical-sizing: auto; font-feature-settings: normal; font-variation-settings: normal; font-stretch: normal; font-size: 7pt; line-height: normal; font-family: 'Times New Roman';"> </span></span></span>Anzeige veröffentlichen**</span>

Nun ist es an der Zeit die Anzeigen der Ausschreibung zu veröffentlichen. Nachdem das erfolgreich beendet wurde können Sie auf **Ausschreibung fertiggestellt** klicken um den Workflow abzuschließen.

![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-gwd3eiqe.png)

**-- Ende des Workflows Ausschreibung --**

# Ein Beispiel für den Bewerbungs-Prozess

##### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">1. Wie und wer kann den Bewerbung Prozess starten?</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wenn man die Berechtigung für die Bewerbungen hat, darf man den Bewerbungs-Workflow starten.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Klicken Sie Im Menü: "Bewerbung" auf die Schaltfläche **Neue Bewerbung**, um den Bewerbungs-Workflow zu starten.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Der Bewerbungs-Workflow besteht aus 7 Teilen. </span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);"> a) Neue Bewerbung </span>  
<span style="color: rgb(0, 0, 0);"> b) Bewerbungsunterlagen (W)</span>  
<span style="color: rgb(0, 0, 0);"> c) Vorstellungsgespräch (W)</span>  
<span style="color: rgb(0, 0, 0);"> d) Bewerberauswahl (W)</span>  
<span style="color: rgb(0, 0, 0);"> e) Vorauswahl</span>  
<span style="color: rgb(0, 0, 0);"> f) Warteliste</span>  
<span style="color: rgb(0, 0, 0);"> g) Abgelehnt</span>

#####   
<span style="color: rgb(0, 0, 0);">2. Ablauf "Neue Bewerbung"</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Nach dem die Ausschreibung erfolgreich beendet wurde, kommen die Bewerbungsunterlagen per Mail oder Post in der Einrichtung an, der Folgende Workflow unterstützt Sie bei der Organisation der Bewerbungsunterlagen.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Sobald eine Bewerbung kommt, starten wir Bewerbungs-Prozess, indem wir im Menü: "Bewerbung" die **Neue Bewerbung** Schalfläche klicken.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Im Bewerbungs-Prozess gibt es 3 Workflows.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);"> 1) Bewerbungsunterlagen (W)</span>  
<span style="color: rgb(0, 0, 0);"> 2) Vorstellungsgespräch (W)</span>  
<span style="color: rgb(0, 0, 0);"> 3) Bewerberauswahl (W)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Als erstes arbeiten wir mit den Folgenden 2 Workflows.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);"> 1) Bewerbungsunterlagen (W)</span>  
<span style="color: rgb(0, 0, 0);"> 2) Vorstellungsgespräch (W)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Nach dem zweiten Workflow muss man entscheiden, ob die Bewerbung zu der Ausschreibung passt.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Nach der Entscheidung klicken Sie eine der Folgenden Schaltflächen um die Bewerbungsakte zu verschieben.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);"> 1) Vorauswahl</span>  
<span style="color: rgb(0, 0, 0);"> 2) Warteliste</span>  
<span style="color: rgb(0, 0, 0);"> 3) Abgelehnt</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Nachdem alle Bewerbungen in den Ordner Vorauswahl verschoben wurden starten Sie den 3. Workflow - Bewerberauswahl, indem Sie im Menü "Bewerber" auf die Schaltfläche **Bewerberauswahl** klicken.</span>

<span style="color: #000000;">Wenn Sie sich für Personen entschieden haben und das Onboarding Startet, können Sie im Menü "Personal" mit der Schaltfläche **Personal Eintritt** den Ordner aus der Vorauswahl in den Bereich "Personalakten" verschieben. Somit wurde diese Person im ELO als Mitarbeiter angelegt.</span>

#####   
<span style="color: rgb(0, 0, 0);">3. Was ist meine Aufgabe?</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Im Bewerbungs-Workflow gibt es verschiedene Aufgaben, jede Aufgabe wird einer Person oder einer Gruppe zugewiesen. </span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">**1. Workflow: Bewerbungsunterlagen** </span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Die Aufgaben sind:</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);"> a) Kurzbeschreibung - Bewerbungsdaten</span>  
<span style="color: rgb(0, 0, 0);"> b) Auf Vollständigkeit überprüfen</span>  
<span style="color: rgb(0, 0, 0);"> c) Qualifikationen überprüfen</span>  
<span style="color: rgb(0, 0, 0);"> d) Freigabe der Bewerbung</span>  
<span style="color: rgb(0, 0, 0);"> e) ENTSCHEIDUNG</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">**2. Workflow: Vorstellungsgespräch** </span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Die Aufgaben sind:</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);"> -Einladung zum Vorstellungsgespräch versenden</span>  
<span style="color: rgb(0, 0, 0);"> -Vorbereitung Vorstellungsgespräch</span>  
<span style="color: rgb(0, 0, 0);"> -Vorstellungsgespräch</span>  
<span style="color: rgb(0, 0, 0);"> -Nach dem Vorstellungsgespräch - Bewertung</span>  
<span style="color: rgb(0, 0, 0);"> -Protokoll des Vorstellungsgespräches</span>  
<span style="color: rgb(0, 0, 0);"> -Genehmigungsanfrage erstellen</span>  
<span style="color: rgb(0, 0, 0);"> -Entscheidung</span>  
<span style="color: rgb(0, 0, 0);"> • Vorauswahlliste</span>  
<span style="color: rgb(0, 0, 0);"> • Warteliste</span>  
<span style="color: rgb(0, 0, 0);"> • Abgelehnt</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">**3. Workflow: Bewerberauswahl** </span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Die Aufgaben sind:</span>  
<span style="color: rgb(0, 0, 0);"> -Mitglieder Entscheidungsgremium:</span>  
<span style="color: rgb(0, 0, 0);"> -Entscheidung für Bewerbung</span>  
<span style="color: rgb(0, 0, 0);"> -Zusage</span>  
<span style="color: rgb(0, 0, 0);"> -Absage</span>  
<span style="color: rgb(0, 0, 0);"> -Auf Warteliste verschieben</span>  
<span style="color: rgb(0, 0, 0);"> -Absageschreiben</span>  
<span style="color: rgb(0, 0, 0);"> -Zusageschreiben</span>  
<span style="color: rgb(0, 0, 0);"> -Information an alle</span>  
<span style="color: rgb(0, 0, 0);"> -Kontakt mit Bewerber\*in</span>  
<span style="color: rgb(0, 0, 0);"> -Einstellungsprozess</span>


##### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**4. Menü: "Bewerbung"?**</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-npnu3qcu.png)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);"> a) Neue Bewerbung </span>  
<span style="color: rgb(0, 0, 0);"> b) Bewerbungsunterlagen (W)</span>  
<span style="color: rgb(0, 0, 0);"> c) Vorstellungsgespräch (W)</span>  
<span style="color: rgb(0, 0, 0);"> d) Bewerberauswahl (W)</span>  
<span style="color: rgb(0, 0, 0);"> e) Vorauswahl</span>  
<span style="color: rgb(0, 0, 0);"> f) Warteliste</span>  
<span style="color: rgb(0, 0, 0);"> g) Abgelehnt</span>

##### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**5. Beispiel für den Bewerbungs-Prozess**</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Nach der Ausschreibung werden wir Bewerbungen bekommen. Dieses Beispiel zeigt Ihnen den Ablauf des Workflows.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">ZB. Ausschreibung: Wir suchen einen Sportlehrer - Oberstufe</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-coxr2wbs.png)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Details finden Sie im Link</span>

##### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Bewerbung Ordner erstellen**</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wenn eine Bewerbung kommt, starten wir Bewerbungs-Prozess, indem wir im Menü: "Bewerbung" auf die Schaltfläche **Neue Bewerbung** klicken. Damit erstellen Sie einen neuen Ordner für die Bewerbungsunterlagen.</span>

<span style="color: rgb(224, 62, 45);">**! Note:** <span style="color: rgb(0, 0, 0);">Der Ordner der für die Bewerbungsunterlagen erstellt wird ist die Grundlage jeder Personalakte.</span></span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Mehr Infos zur Schaltfläche Neue Bewerbung ist **<span style="background-color: rgb(194, 224, 244);">[hier](https://docs.alpha-np.de/books/elo-benutzerhandbuch-offentlich/page/08-02-was-bedeutet-im-menu-bewerbung-neue-bewerbung "Neue Bewerbung")</span>**.</span>

##### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Bewerbungsunterlagen Workflow starten**</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">In diesem Workflow überprüfen wir die Bewerbungsunterlagen, ob sie zur Ausschreibung passen und vollständig sind.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Mehr Infos über Bewerbungsunterlagen Workflow ist **<span style="background-color: rgb(194, 224, 244);">[hier](https://docs.alpha-np.de/books/elo-benutzerhandbuch-offentlich/page/09-was-bedeutet-bewerbungsunterlagen-w "Bewerbungsunterlagen")</span>**.</span>

##### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Vorstellungsgespräch Workflow starten**</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wir starten den Vorstellungsgespräch Workflow, um den Prozess der Vorstellungsgespräche zu steuern. </span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Mehr Infos über Vorstellungsgespräch Workflow ist <span style="background-color: rgb(194, 224, 244);">**[hier](https://docs.alpha-np.de/books/elo-benutzerhandbuch-offentlich/page/10-was-bedeutet-vorstellungsgesprach-w "Vorstellungsgespräch")**</span>.</span>

##### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Entscheidung**</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Nach dem zweiten Workflow muss man entscheiden, ob die Bewerbung zu der Ausschreibung passt.  
</span><span style="color: rgb(0, 0, 0);">Nach der Entscheidung klicken Sie eine der Folgenden Schaltflächen um die Bewerbungsakte zu verschieben.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);"> 1) Vorauswahl</span>  
<span style="color: rgb(0, 0, 0);"> 2) Warteliste</span>  
<span style="color: rgb(0, 0, 0);"> 3) Abgelehnt</span>

##### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Bewerberauswahl Workflow starten**</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Mitglieder im Entscheidungsgremium entscheiden welche Bewerbungen zur Ausschreibung passt und ob diese Person eingestellt werden soll. </span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Nachdem das Entscheidungsgremium entschieden hat können Sie über die Schaltfläche **Personal Eintritt** die Bewerbungsakte in eine Personalakte umwandeln und automatisiert in den Bereich Personalakten verschieben.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Mehr Infos über Vorstellungsgespräch Workflow ist <span style="background-color: rgb(194, 224, 244);">**[hier](https://docs.alpha-np.de/books/elo-benutzerhandbuch-offentlich/page/11-was-bedeutet-bewerberauswahl-w "Bewerberauswahl ")**</span></span>

# Menü Bewerbung: Neue Bewerbung

Wenn eine Bewerbung kommt, starten wir den Bewerbung Prozess, indem wir im Menü: "Bewerbung" auf die **Neue Bewerbung** Schalfläche klicken. Wir erstellen einen neuen Ordner für die Bewerbungsunterlagen.

<span style="color: rgb(224, 62, 45);">**! Note:** </span>Dieser Ordner ist der Anfang jeder neuen Personalakte

![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-gznasxqi.png)

##### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Bewerbung: Ordner erstellen**</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Tippen Sie Kurzbezeichnung der Bewerbung, Vorname und Nachname des Bewerbers ein.</span>

<span style="color: rgb(132, 63, 161);">![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-dmshi4tn.png)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Erstellen Sie neuen Bewerbung Ordner im **Bewerbungen** Ordner.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">(In der Digitale Personalakte --&gt; Bewerber-Management --&gt; <span style="color: rgb(224, 62, 45);">**Bewerbungen** </span>--&gt; **Felix Schmidt bewirbt sich als Sportlehrer**</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-nqfgsqzn.png)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Jetzt starten wir Bewerbungsunterlagen Workflow, indem wir im Menü: "Bewerbung" Schaltfläche Bewerbungsunterlagen klicken.</span>

Mehr Info zum Bewerbungsunterlagen Workflow finden Sie <span style="background-color: rgb(194, 224, 244);">**[hier](https://docs.alpha-np.de/books/elo-benutzerhandbuch-offentlich/page/09-was-bedeutet-bewerbungsunterlagen-w "Bewerbungsunterlagen")**</span>.

# Bewerbungsunterlagen (Workflow)

##### <span style="color: rgb(224, 62, 45);">**Was bedeutet Bewerbungsunterlagen (W)?** </span>

Sie bekommen Bewerbungsunterlagen und legen sie in der Digitalen Personalakte ab. Dann starten Sie den Bewerbungsunterlagen Workflow, indem Sie auf die Schaltfläche **Bewerbungsunterlagen** klicken.

In diesem Workflow überprüfen wir Bewerbungsunterlagen, ob sie zur Ausschreibung passen und vollständig sind

**In diesem Workflow gibt es Folgende Aufgaben:**

 a) Kurzbeschreibung - Bewerbungsdaten  
 b) Auf Vollständigkeit überprüfen  
 c) Qualifikationen überprüfen  
 d) Freigabe der Bewerbung  
 e) ENTSCHEIDUNG

##### <span style="color: rgb(224, 62, 45);">**Starten wir Bewerbungsunterlagen Workflow**</span>

Klicken Sie bitte Schaltfläche Bewerbungsunterlagen.

![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-eeddpbxd.png)

Nach dem Klicken kommt die erste Aufgabe: "Bewerbungsdaten hinzufügen"

![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-xjxyzchy.png)

##### <span style="color: rgb(185, 106, 217);"> **a) Kurzbeschreibung - Bewerbungsdaten**</span>

Erste Aufgabe ist Bewerbungsdaten hinzufügen.

![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-oycp2kho.png)

##### <span style="color: rgb(185, 106, 217);"> **b) Auf Vollständigkeit überprüfen**</span>

![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-6gieppzl.png)

Die Bewerbungsunterlagen sind nicht vollständig, weil das Foto fehlt.

Rückfrage zur Vollständigkeit

![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-glgoqkxr.png)

Erneut auf Vollständigkeit überprüfen.

![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-6cpz7osv.png)

#####   
<span style="color: rgb(185, 106, 217);"> **c) Qualifikationen überprüfen**</span>

![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-vnb5zewl.png)

##### <span style="color: rgb(185, 106, 217);"> **d) Freigabe der Bewerbung**</span>

![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-xhvguec3.png)

##### <span style="color: rgb(185, 106, 217);"> **e) ENTSCHEIDUNG**</span>

Wählen Sie bitte eine der Folgenden Schaltflächen **Vorauswahl, Warteliste** oder **Abgelehnt** im Menü auf "Bewerbung".

![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-j2h5obqn.png)

Hier wählen wir Schaltfläche **Vorauswahl** im Menü "Bewerbung" aus. Dann wird diese Bewerbung automatisch in den Bereich "Vorauswahl" verschoben.

Digitale Personalakte --&gt; Bewerber-Management --&gt; <span style="color: rgb(224, 62, 45);">**Vorauswahl**</span>--&gt; **Felix Schmidt bewirbt sich als Sportlehrer**![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-yqdxxfie.png)

 **-- Ende des Bewerbungsunterlagen Workflow --**

Mehr Infos über Vorstellungsgespräch Workflow ist <span style="background-color: rgb(194, 224, 244);">**[hier](https://docs.alpha-np.de/books/elo-benutzerhandbuch-offentlich/page/10-was-bedeutet-vorstellungsgesprach-w "Vorstellungsgespräch")**</span>.

# Vorstellungsgespräch (Workflow)

##### <span style="color: rgb(224, 62, 45);">**Was bedeutet Vorstellungsgespräch (W)?** </span>

Wenn wir eine Person auswählen, können wir ein Vorstellungsgespräch Prozess starten, um Schaltfläche Vorstellungsgespräch zu klicken.

Wir starten Vorstellungsgespräch Workflow, um ein Vorstellungsgespräch Prozess zu steuern.

**In diesem Workflow gibt es verschiedene Aufgaben;**  
 -Einladung zum Vorstellungsgespräch versenden  
 -Vorbereitung Vorstellungsgespräch  
 -Vorstellungsgespräch  
 -Nach dem Vorstellungsgespräch - Bewertung  
 -Protokoll des Vorstellungsgespräches  
 -Genehmigungsanfrage erstellen  
 -Entscheidung  
 • Vorauswahlliste  
 • Warteliste  
 • Abgelehnt

##### <span style="color: rgb(224, 62, 45);">**Starten wir Vorstellungsgespräch Workflow**</span>

Klicken Sie bitte Schaltfläche Vorstellungsgespräch.

![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-bxabrt32.png)

##### <span style="color: rgb(185, 106, 217);"> **-Einladung zum Vorstellungsgespräch versenden**</span>

Erste Aufgabe ist „Einladung zum Vorstellungsgespräch versenden“

Erste Teil ist **Bewerbungsdaten**.

![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-n8whxowj.png)

Zweite Teil ist "**Einladung zum Vorstellungsgespräch**" und "**Ansprechperson in der Einrichtung**"

![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-tl7mmdua.png)

Rückmeldung zur Einladung

<span style="mso-bidi-font-family: Calibri; mso-bidi-theme-font: minor-latin;">Erhalten wir eine Rückmeldung? **<span style="font-size: 11.0pt; line-height: 107%; font-family: 'Calibri',sans-serif; mso-ascii-theme-font: minor-latin; mso-fareast-font-family: Calibri; mso-fareast-theme-font: minor-latin; mso-hansi-theme-font: minor-latin; mso-bidi-theme-font: minor-latin; color: red; mso-ansi-language: DE; mso-fareast-language: EN-US; mso-bidi-language: AR-SA; mso-no-proof: yes;">ja</span>**<span style="font-size: 11.0pt; line-height: 107%; font-family: 'Calibri',sans-serif; mso-ascii-theme-font: minor-latin; mso-fareast-font-family: Calibri; mso-fareast-theme-font: minor-latin; mso-hansi-theme-font: minor-latin; mso-bidi-theme-font: minor-latin; color: red; mso-ansi-language: DE; mso-fareast-language: EN-US; mso-bidi-language: AR-SA; mso-no-proof: yes;"> </span><span style="font-size: 11.0pt; line-height: 107%; font-family: 'Calibri',sans-serif; mso-ascii-theme-font: minor-latin; mso-fareast-font-family: Calibri; mso-fareast-theme-font: minor-latin; mso-hansi-theme-font: minor-latin; mso-bidi-theme-font: minor-latin; mso-ansi-language: DE; mso-fareast-language: EN-US; mso-bidi-language: AR-SA; mso-no-proof: yes;">oder **<span style="color: red;">nein</span>**</span></span>

![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-2xhxrghx.png)

Workflow Prozess ist flexible. Mit „<span style="color: rgb(224, 62, 45);">**ja**</span>“ geht Workflow Prozess ein Weg, mit „**<span style="color: rgb(224, 62, 45);">nein</span>**“ geht anderen Weg.

Wir wählen hier „**<span style="color: rgb(224, 62, 45);">nein</span>**“

Dann kommt "**Keine Rückmeldung**" Formular

##### ![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-pb3zwfu7.png)

Neue Einladung notwendig?

Wählen wir „**<span style="color: red;">ja</span>**“ aus.

Dann senden wir neue Einladung.

![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-9h6l2ktl.png)

Rückmeldung erhalten „**<span style="color: red;">ja</span>**“

![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-sglxaxw6.png)

Was ist die Antwort? Und wie läuft das Prozess?

\- Vorstellungsgespräch

\- Bewerbung zurückgezogen

\- Absage durch Arbeitgeber

![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-5sjl4sgr.png)

Wir haben ein gute Nachricht bekommen und wollen ein Vorstellungsgespräch machen.

#####   
<span style="color: rgb(185, 106, 217);"> **-Vorbereitung Vorstellungsgespräch**</span>

Vor dem Vorstellungsgespräch stellen wir manche Fragen und Notizen.

![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-wwft9t8e.png)

##### <span style="color: rgb(185, 106, 217);"> **-Vorstellungsgespräch**</span>

Hat das Vorstellungsgespräch stattgefunden?

Auch hier gibt es eine flexible Situation.

Wir sagen "**<span style="color: rgb(224, 62, 45);">ja</span>**"

![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-yv3nts8e.png)


##### <span style="color: rgb(185, 106, 217);"> **-Nach dem Vorstellungsgespräch - Bewertung**</span>

Bewertung des Vorstellungsgesprächs

\- Weiter

\- Bewerbung zurückgezogen

\- Absage durch Arbeitgeber

![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-gsulbnxd.png)

Verantwortlichkeit: Protokoll

Protokoll erstellt von:

(Wählen Sie ein Mitarbeiter oder Gruppe auf die Liste aus!)

![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-qwe18b2d.png)


##### <span style="color: rgb(185, 106, 217);"> **-Protokoll des Vorstellungsgespräches**</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Protokoll des Vorstellungsgespräch für die Bewerbung</span>

![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-omopllrf.png)

#####   
<span style="color: rgb(185, 106, 217);"> **-Genehmigungsanfrage erstellen**</span>

![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-wp6sq6rf.png)

Hier erstellen wir eine Genehmigungsanfrage für die Bewerbung. Wenn die Bewerbung keine Geehmigung versendet hat, warten wir darauf.

Ohne Genehmigung oder mit Genehmigung können wir Vorstellungsgespräch weiter arbeiten.

![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-hjbp0jbi.png)

##### <span style="color: rgb(185, 106, 217);"> **-Einladung zum weiteren Vorstellungsgespräch versenden**</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">2. Einladung zum weiteren Vorstellungsgespräch wie erstes Vorstellungsgespräch. </span>

##### ![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-sa9zfast.png)

<span style="mso-bidi-font-family: Calibri; mso-bidi-theme-font: minor-latin;">Nach dem zweiten <span style="color: black;">Vorstellungsgespräch - Entscheidung</span></span>

##### ![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-okhkgszb.png)

<span style="mso-bidi-font-family: Calibri; mso-bidi-theme-font: minor-latin;">Protokoll des weiteren <span style="color: black;">Vorstellungsgespräch (Zweite VG, Dritte VG, usw..)</span></span>

##### ![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-dvmzl26t.png)

#####   
<span style="color: rgb(185, 106, 217);"> **-Entscheidung**</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Am Ende der Vorstellungsgespräche sollen wir eine Entscheidung treffen, ob die Bewerbung für die Ausschreibung passt.</span>

![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-ncjkckha.png)

<span style="font-family: 'Calibri',sans-serif; mso-ascii-theme-font: minor-latin; mso-hansi-theme-font: minor-latin; mso-bidi-theme-font: minor-latin; color: black;">Vorstellungsgespräch abgeschlossen. Was ist Ihre Entscheidung für die Bewerbung?</span><span style="font-family: 'Calibri',sans-serif; mso-ascii-theme-font: minor-latin; mso-hansi-theme-font: minor-latin; mso-bidi-theme-font: minor-latin;">  
 • Vorauswahl  
 • Warteliste  
 • Abgelehnt</span>

<span style="mso-bidi-font-family: Calibri; mso-bidi-theme-font: minor-latin;">Klicken Sie bitte zur Verschiebung der Bewerbung eine Schaltfläche von Vorauswahl, Warteliste oder Abgelehnt im Menü auf Bewerbung!</span>

<span style="mso-bidi-font-family: Calibri; mso-bidi-theme-font: minor-latin;">![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-zm2ofjyh.png)</span>

![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-udmumdlv.png)

**-- Ende des Vorstellungsgespräch Workflow Management --**

Mehr Infos über Vorstellungsgespräch Workflow ist <span style="background-color: rgb(194, 224, 244);">**[hier](https://docs.alpha-np.de/books/elo-benutzerhandbuch-offentlich/page/11-was-bedeutet-bewerberauswahl-w "Bewerberauswahl ")**</span>.

# Bewerberauswahl (Workflow)

##### <span style="color: rgb(224, 62, 45);">**Was bedeutet Bewerberauswahl (W)?** </span>

Bis jetzt haben wir schon Ausschreibung Prozess, Bewerbungsunterlagen Prozess und Vorstellungsgespräch Prozess durchgeführt. Wir haben schon verschiedene Vorstellungsgespräche durchgeführt und manche Bewerbungen ausgewählt. Gerade haben wir noch ein Prozess vor Personalakte, das Bewerberauswahl heißt.

Auf den Vorauswahl und Warteliste Ordner gibt es verschiedene Bewerbungen. Mitglieder Entscheidungsgremium sollten eine Entscheidung treffen, welche von ihnen unsere Ausschreibung passt.

Sie sollten eine Entscheidung in diesem Prozess treffen. Dann fangen wir mit dem Personalakte Prozess an.

**In diesem Workflow gibt es verschiedene Aufgaben;**  
 -Mitglieder Entscheidungsgremium:  
 -Entscheidung für Bewerbung  
 -Zusage  
 -Absage  
 -Auf Warteliste verschieben  
 -Absageschreiben  
 -Zusageschreiben  
 -Information an alle  
 -Kontakt mit Bewerber\*in  
 -Einstellungsprozess

##### <span style="color: rgb(224, 62, 45);">**Starten wir** </span>**Bewerberauswahl** <span style="color: rgb(224, 62, 45);">**Workflow**</span>

Klicken Sie bitte Schaltfläche Bewerberauswahl.

![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-loh2u556.png)

##### <span style="color: rgb(185, 106, 217);"> **-Mitglieder Entscheidungsgremium:**</span>

Wählen Sie hier bitte die<span style="mso-spacerun: yes;"> </span>Mitglieder Entscheidungsgremium aus! (Personen oder Gruppe)

![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-gsgfy4s2.png)

#####   
<span style="color: rgb(185, 106, 217);"> **-Entscheidung für Bewerbung**</span>

Hier gibt es 3 Teile.

\- Die Bewerbungsdaten

\- Protokolle der Vorstellungsgespräche

\- Entscheidung Schaltflächen

![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-as0e5w7t.png)

Protokolle der Vorstellungsgespräche für die Bewerbung   
Alle Protokolle kann man hier lesen.

![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-lsmj7bi9.png)

Mitglieder Entscheidungsgremium sollten eine Entscheidung für die Bewerbung treffen. Es gibt drei Möglichkeiten.

<span style="mso-spacerun: yes;"> </span>- Zusage

<span style="mso-spacerun: yes;"> </span>- Auf Warteliste verschieben

<span style="mso-spacerun: yes;"> </span>- Absage

##### ![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-2lrdvn5p.png)

#####   
<span style="color: rgb(185, 106, 217);"> **-Zusage, auf Warteliste verschieben oder** </span><span style="color: rgb(185, 106, 217);">**Absage**</span>

<span style="mso-bidi-font-family: Calibri; mso-bidi-theme-font: minor-latin;">1-Zusage</span>

<span style="mso-bidi-font-family: Calibri; mso-bidi-theme-font: minor-latin;">2-Auf Warteliste verschieben</span>

<span style="mso-bidi-font-family: Calibri; mso-bidi-theme-font: minor-latin;">3-Absage</span>

<span style="mso-bidi-font-family: Calibri; mso-bidi-theme-font: minor-latin;"> </span>

<span style="color: rgb(185, 106, 217);">**<span style="font-family: 'Calibri',sans-serif; mso-ascii-theme-font: minor-latin; mso-hansi-theme-font: minor-latin; mso-bidi-theme-font: minor-latin;"> </span><span style="font-family: 'Calibri',sans-serif; mso-ascii-theme-font: minor-latin; mso-hansi-theme-font: minor-latin; mso-bidi-theme-font: minor-latin;"><span style="color: rgb(185, 106, 217);">1-Zusage</span></span>**</span>

![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-tahnnru9.png)

<span style="color: rgb(185, 106, 217);">**<span style="mso-bidi-font-family: Calibri; mso-bidi-theme-font: minor-latin;">2-Auf Warteliste verschieben</span>**</span>

<span style="mso-bidi-font-family: Calibri; mso-bidi-theme-font: minor-latin;">![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-wjp1qhtm.png)</span>

<span style="font-family: 'Calibri',sans-serif; mso-ascii-theme-font: minor-latin; mso-hansi-theme-font: minor-latin; mso-bidi-theme-font: minor-latin;">Wenn Sie es wollen, können Sie dieses Bewerberauswahl Prozess für Bewerber\*innen auf Warteliste nochmal im Menü: „Bewerbung“ nochmal starten, indem Sie Schaltfläche Bewerberauswahl klicken.</span>

<span style="color: rgb(185, 106, 217);">**<span style="font-family: 'Calibri',sans-serif; mso-ascii-theme-font: minor-latin; mso-hansi-theme-font: minor-latin; mso-bidi-theme-font: minor-latin;"><span style="font-size: 11.0pt; line-height: 107%; font-family: 'Calibri',sans-serif; mso-ascii-theme-font: minor-latin; mso-fareast-font-family: Calibri; mso-fareast-theme-font: minor-latin; mso-hansi-theme-font: minor-latin; mso-bidi-theme-font: minor-latin; mso-ansi-language: DE; mso-fareast-language: EN-US; mso-bidi-language: AR-SA; mso-no-proof: yes;">3-Absage</span></span>**</span>

<span style="font-family: 'Calibri',sans-serif; mso-ascii-theme-font: minor-latin; mso-hansi-theme-font: minor-latin; mso-bidi-theme-font: minor-latin;"><span style="font-size: 11.0pt; line-height: 107%; font-family: 'Calibri',sans-serif; mso-ascii-theme-font: minor-latin; mso-fareast-font-family: Calibri; mso-fareast-theme-font: minor-latin; mso-hansi-theme-font: minor-latin; mso-bidi-theme-font: minor-latin; mso-ansi-language: DE; mso-fareast-language: EN-US; mso-bidi-language: AR-SA; mso-no-proof: yes;">![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-vtexufyk.png)</span></span>

<span style="mso-bidi-font-family: Calibri; mso-bidi-theme-font: minor-latin;">Absageschreiben</span>

<span style="mso-bidi-font-family: Calibri; mso-bidi-theme-font: minor-latin;">![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-dfosczpx.png)</span>

<span style="mso-bidi-font-family: Calibri; mso-bidi-theme-font: minor-latin;"><span style="font-size: 11.0pt; line-height: 107%; font-family: 'Calibri',sans-serif; mso-ascii-theme-font: minor-latin; mso-fareast-font-family: Calibri; mso-fareast-theme-font: minor-latin; mso-hansi-theme-font: minor-latin; mso-bidi-theme-font: minor-latin; mso-ansi-language: DE; mso-fareast-language: EN-US; mso-bidi-language: AR-SA; mso-no-proof: yes;">Abgesagt</span></span>

<span style="mso-bidi-font-family: Calibri; mso-bidi-theme-font: minor-latin;"><span style="font-size: 11.0pt; line-height: 107%; font-family: 'Calibri',sans-serif; mso-ascii-theme-font: minor-latin; mso-fareast-font-family: Calibri; mso-fareast-theme-font: minor-latin; mso-hansi-theme-font: minor-latin; mso-bidi-theme-font: minor-latin; mso-ansi-language: DE; mso-fareast-language: EN-US; mso-bidi-language: AR-SA; mso-no-proof: yes;">![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-yxfomamd.png)</span></span>


#####  <span style="color: rgb(185, 106, 217);"> **-Zusageschreiben oder Absageschreiben** </span>  
 

<span style="font-family: Calibri, sans-serif;">1-Zusage klicken</span>

![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-zljf8j4e.png)

<span style="font-family: 'Calibri',sans-serif; mso-ascii-theme-font: minor-latin; mso-hansi-theme-font: minor-latin; mso-bidi-theme-font: minor-latin;">Antwort von der Bewerber\*in: **<span style="color: red;">ja</span>**<span style="color: red;"> </span>– **<span style="color: red;">nein</span>**<span style="color: red;"> </span>– oder **<span style="color: red;">Warteliste</span>**<span style="color: red;"> </span></span>

<span style="font-family: 'Calibri',sans-serif; mso-ascii-theme-font: minor-latin; mso-hansi-theme-font: minor-latin; mso-bidi-theme-font: minor-latin;">a-Antwort: **<span style="color: red;">Ja - Zusage</span>**</span>

<span style="font-family: 'Calibri',sans-serif; mso-ascii-theme-font: minor-latin; mso-hansi-theme-font: minor-latin; mso-bidi-theme-font: minor-latin;">Wenn die Bewerber\*in hat „**<span style="color: red;">ja</span>**“ gesagt: </span>

<span style="font-family: 'Calibri',sans-serif; mso-ascii-theme-font: minor-latin; mso-hansi-theme-font: minor-latin; mso-bidi-theme-font: minor-latin;">![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-psk4htkh.png)</span>

<span style="font-family: 'Calibri',sans-serif; mso-ascii-theme-font: minor-latin; mso-hansi-theme-font: minor-latin; mso-bidi-theme-font: minor-latin;">b-Antwort: **<span style="color: red;">Nein - Absage</span>**</span>

<span style="font-family: 'Calibri',sans-serif; mso-ascii-theme-font: minor-latin; mso-hansi-theme-font: minor-latin; mso-bidi-theme-font: minor-latin;">Wenn Bewerber\*in hat „**<span style="color: red;">Nein</span>**“ gesagt: </span>

##### ![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-sw0fqyvz.png)

<span style="font-family: 'Calibri',sans-serif; mso-ascii-theme-font: minor-latin; mso-hansi-theme-font: minor-latin; mso-bidi-theme-font: minor-latin;">Antwort: **<span style="color: red;">Nein</span>**</span>

<span style="font-family: 'Calibri',sans-serif; mso-ascii-theme-font: minor-latin; mso-hansi-theme-font: minor-latin; mso-bidi-theme-font: minor-latin;">Absagegrund</span>

<span style="font-family: 'Calibri',sans-serif; mso-ascii-theme-font: minor-latin; mso-hansi-theme-font: minor-latin; mso-bidi-theme-font: minor-latin;">Neuer Kontakt notwendig?</span>

<span style="font-family: 'Calibri',sans-serif; mso-ascii-theme-font: minor-latin; mso-hansi-theme-font: minor-latin; mso-bidi-theme-font: minor-latin;"><span style="mso-spacerun: yes;"> </span>- Ja</span>

<span style="font-family: 'Calibri',sans-serif; mso-ascii-theme-font: minor-latin; mso-hansi-theme-font: minor-latin; mso-bidi-theme-font: minor-latin;"><span style="mso-spacerun: yes;"> </span>- Nein</span>

<span style="font-family: 'Calibri',sans-serif; mso-ascii-theme-font: minor-latin; mso-hansi-theme-font: minor-latin; mso-bidi-theme-font: minor-latin;"><span style="mso-spacerun: yes;"> </span>- Warteliste verschieben</span>

![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-zgspafqa.png)

##### <span style="color: rgb(185, 106, 217);">**-Kontakt mit Bewerber\*in**</span>

<span style="font-family: 'Calibri',sans-serif; mso-ascii-theme-font: minor-latin; mso-hansi-theme-font: minor-latin; mso-bidi-theme-font: minor-latin;">Kontakt mit Bewerber\*in – Verantwortlichkeit: Kontakt</span>

<span style="color: rgb(185, 106, 217);">![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-t9wjl7pl.png)</span>

<span style="font-family: 'Calibri',sans-serif; mso-ascii-theme-font: minor-latin; mso-hansi-theme-font: minor-latin; mso-bidi-theme-font: minor-latin;">Kontakt mit Bewerber\*in – Kontakt und Notizen</span>

<span style="font-family: 'Calibri',sans-serif; mso-ascii-theme-font: minor-latin; mso-hansi-theme-font: minor-latin; mso-bidi-theme-font: minor-latin;">![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-2qbrlgze.png)</span>

<span style="font-family: 'Calibri',sans-serif; mso-ascii-theme-font: minor-latin; mso-hansi-theme-font: minor-latin; mso-bidi-theme-font: minor-latin;">Neue Antwort von Bewerber\*in (**<span style="color: red;">Ja</span>**<span style="color: red;"> </span>oder <span style="mso-spacerun: yes;"> </span>**<span style="color: red;">Nein</span>**)</span>

<span style="font-family: 'Calibri',sans-serif; mso-ascii-theme-font: minor-latin; mso-hansi-theme-font: minor-latin; mso-bidi-theme-font: minor-latin;">![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-g9r7cicv.png)</span>

#####   
<span style="color: rgb(185, 106, 217);"> **-Information an alle**</span>

<span style="font-family: 'Calibri',sans-serif; mso-ascii-theme-font: minor-latin; mso-hansi-theme-font: minor-latin; mso-bidi-theme-font: minor-latin;">a-Antwort: **<span style="color: red;">Ja - Zusage</span>**</span>

<span style="mso-bidi-font-family: Calibri; mso-bidi-theme-font: minor-latin;">Information an alle und an wen wird dieser Text gesendet?</span>

![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-l32tn73s.png)

<span style="font-family: 'Calibri',sans-serif; mso-ascii-theme-font: minor-latin; mso-hansi-theme-font: minor-latin; mso-bidi-theme-font: minor-latin;">Ende des Bewerberauswahl Prozess starten wir Personaleintritt.</span>

#####   
 <span style="color: rgb(185, 106, 217);"> **-Einstellungsprozess**</span>

<span style="mso-bidi-font-family: Calibri; mso-bidi-theme-font: minor-latin;">Einstellungsprozess bedeutet Bewerber\*in Dateien zum Personalakten Ordner verschieben.</span>

<span style="mso-bidi-font-family: Calibri; mso-bidi-theme-font: minor-latin;">![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-vn7uuziq.png)</span>

<span style="mso-bidi-font-family: Calibri; mso-bidi-theme-font: minor-latin;">Mehr Infos über Einstellungsprozess ist **[hier](https://docs.alpha-np.de/books/elo-benutzerhandbuch-offentlich/page/13-ein-beispiel-fur-personalakte-prozess "Einstellungsprozess - Personalakte")**.</span>

**-- Ende der Bewerberauswahl Workflow --**

# Vorauswahl, Warteliste, Abgelehnt

##### <span style="color: rgb(224, 62, 45);">**Was bedeutet Vorauswahl, Warteliste, Abgelehnt?** </span>

Im Menü Bewerbung gibt es 3 spezielle Schaltflächen, die Vorauswahl, Warteliste und Abgelehnt heißen.

![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-i7p9trwx.png)

Beim Bewerbung Prozess können wir diese Schaltflächen einfach benutzen, um die Bewerbung Dateien auf Digitale Personalakte einem anderen Ordner zu verschieben.

Erste wählen wir einen Bewerbung Ordner aus, dann klicken wir eine Schaltfläche von ihnen, was wir es brauchen.

Wenn Sie wollen, können Sie eine Bewerbung schnell ein anderen Ordner ohne Workflow Prozess verschieben.

##### <span style="color: rgb(224, 62, 45);">**Ein Beispiel**</span>

Beispiel Ordner: **Felix Schmidt bewirbt sich als Sportlehrer**

Die Dateien von der Bewerbung wird automatisch im **<span style="color: rgb(224, 62, 45);">Bewerbungen </span>**Ordner erstellt, wenn wir ein Bewerbung Prozess starten. (Bewerbung --&gt; Neue Bewerbung klicken)

![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-cdjokvsr.png)

Wenn wir Schaltfläche **<span style="color: red;">Vorauswahl</span>**<span style="color: red;"> </span>klicken, verschieben wir den Ordner im Vorauswahl.

![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-ilddz2p2.png)

Wenn wir Schaltfläche **<span style="color: red;">Warteliste</span>**<span style="color: red;"> </span>klicken, verschieben wir den Ordner im Warteliste.

![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-igwhmsae.png)

Wenn wir Schaltfläche **<span style="color: red;">Abgelehnt</span>**<span style="color: red;"> </span>klicken, verschieben wir den Ordner im Abgelehnt.

![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-9duowycz.png)

# Personalakte (Workflow)

##### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Wie und wer kann Personalakte Workflow starten?**</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wenn man eine Berechtigung über Personal hat, darf man Personalakte Prozess starten.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Im Menü: "**Personal**" gibt es "Neue Personalakte" Schaltfläche, um Personalakte Prozess zu starten.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Im Menü Personal gibt es zwei Schaltflächen. Eine ist **Neue Personalakte,** andere ist **Personaleintritt**.</span>

##### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-vtluob2o.png)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wenn wir im Personalakten auf einem Ordner klicken, öffnen Personalakte im Funktionsbereiche Mein ELO.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-pozqbsni.png)</span>

##### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-65vg9fqu.png)</span>


##### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Ablauf des Workflows**</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Für die Personalakte Prozess gibt es zwei Möglichkeiten.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">**1)** Wir erstellen einen neuen Personalakte Ordner und starten Personalakte Prozess. (Schaltfläche Neue Personalakte)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">**2)** Nach einem Bewerbung Prozess starten wir ein Personalakte Prozess (Schaltfläche Personaleintritt)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wenn wir auf Personalakte Ordner klicken, öffnen Personalakte Tabs auf Funktionsbereiche Mein ELO. Man kann einfach diese Tabs klicken und auf Personalakte Formulare eintippen, auswählen, überarbeiten und speichern.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Personalakte Tabs</span>

- <span style="color: rgb(0, 0, 0);"><span style="mso-bidi-font-family: Calibri; mso-bidi-theme-font: minor-latin;">Überblick</span></span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);"><span style="mso-bidi-font-family: Calibri; mso-bidi-theme-font: minor-latin;">Allgemeine Daten</span></span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);"><span style="mso-bidi-font-family: Calibri; mso-bidi-theme-font: minor-latin;">Persönliche Daten</span></span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);"><span style="mso-bidi-font-family: Calibri; mso-bidi-theme-font: minor-latin;">Mitarbeiter Daten</span></span>
- <span style="color: rgb(0, 0, 0);"><span style="mso-bidi-font-family: Calibri; mso-bidi-theme-font: minor-latin;">Ein-/ Austritt</span></span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-mt15xove.png)</span>

#####   
<span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Was ist meine Aufgabe?**</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Im Personalakte Prozess gibt es keinen Workflow, deshalb kann man hier auf Formulare eintippen, auswählen, überarbeiten und speichern.</span>

  
<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Es gibt viele verschiedene Formulare in den Tabs, in denen es keine Informationen oder weniger Information gibt. Wenn man eine Information über Mitarbeiter\*in hat, kann man auf Formulare hinzufügen und speichern.</span>

##### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Was bedeutet Neue Personalakte?** </span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wir erstellen einen neuen Personalakte Ordner und starten Personalakte Prozess.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-87makdtq.png)</span>

#####   
<span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Was bedeutet Personaleintritt?** </span>  


<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Eine Bewerbung ist gerade im Vorauswahl oder Warteliste Ordner.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-n0d9lwdd.png)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wenn wir nach dem Bewerbung Prozess über eine Bewerbung die Entscheidung treffen, klicken wir Schaltfläche Personaleintritt, um das Personalakte Prozess zu starten.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-r17ucr3v.png)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wenn wir diese Schaltfläche klicken, verschieben wir Bewerber\*in Ordner zum Personalakten Ordner.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-0q71q2ge.png)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Sandra Blume ist gerade bei uns eine Mitarbeiterin.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Willkommen Sandra!</span>

##### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Ein Beispiel für Personalakte Prozess**</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wenn Sie "Neue Personalakte" oder "Personaleintritt" klicken, wird Personalakte Prozess gestartet.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Hier wählen wir **Personaleintritt** für <u>Felix Schmidt</u>, der sich als Sportlehrer bei uns beworben hat. Am Ende der Bewerbung wird er bei uns arbeiten. Gerade erstellen wir seine Personalakte in der Digitale Personalakte.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Personalakte besteht aus 5 Tabs, in denen es viele verschiedene Formulare gibt.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-bnatatxz.png)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Jetzt können wir in diesen Formularen eintippen.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Erste Tab ist Überblick</span>

##### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**<span style="mso-fareast-font-family: 'Calibri Light'; mso-fareast-theme-font: major-latin; mso-bidi-font-family: 'Calibri Light'; mso-bidi-theme-font: major-latin;"><span style="mso-list: Ignore;">a)<span style="font-style: normal; font-variant: normal; font-kerning: auto; font-optical-sizing: auto; font-feature-settings: normal; font-variation-settings: normal; font-stretch: normal; font-size: 7pt; line-height: normal; font-family: 'Times New Roman';"> </span></span></span><span style="font-family: 'Calibri',sans-serif; mso-ascii-theme-font: minor-latin; mso-hansi-theme-font: minor-latin; mso-bidi-theme-font: minor-latin;">Überblick</span>**</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Im Überblick Tab gibt es wichtigste Informationen über eine Person. </span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-g9t9n0jp.png)</span>

##### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**<span style="mso-fareast-font-family: 'Calibri Light'; mso-fareast-theme-font: major-latin; mso-bidi-font-family: 'Calibri Light'; mso-bidi-theme-font: major-latin;"><span style="mso-list: Ignore;">b)<span style="font-style: normal; font-variant: normal; font-kerning: auto; font-optical-sizing: auto; font-feature-settings: normal; font-variation-settings: normal; font-stretch: normal; font-size: 7pt; line-height: normal; font-family: 'Times New Roman';"> </span></span></span><span style="font-family: 'Calibri',sans-serif; mso-ascii-theme-font: minor-latin; mso-hansi-theme-font: minor-latin; mso-bidi-theme-font: minor-latin;">Allgemeine Daten</span>**</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Im Allgemeine Daten Tab gibt es 2 Überschriften, die Arbeitsumgebung und Zugehörigkeit sind.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-2u9zy3cp.png)</span>

##### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**<span style="mso-fareast-font-family: 'Calibri Light'; mso-fareast-theme-font: major-latin; mso-bidi-font-family: 'Calibri Light'; mso-bidi-theme-font: major-latin;"><span style="mso-list: Ignore;">c)<span style="font-style: normal; font-variant: normal; font-kerning: auto; font-optical-sizing: auto; font-feature-settings: normal; font-variation-settings: normal; font-stretch: normal; font-size: 7pt; line-height: normal; font-family: 'Times New Roman';"> </span></span></span><span style="font-family: 'Calibri',sans-serif; mso-ascii-theme-font: minor-latin; mso-hansi-theme-font: minor-latin; mso-bidi-theme-font: minor-latin;">Persönliche Daten</span>**</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Im Persönliche Daten Tab gibt es 6 Überschriften, die Name, Anschrift, Kommunikation, Weitere Informationen, Sprachen und Computerkenntnisse sind.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">**<span style="font-family: 'Calibri',sans-serif; mso-ascii-theme-font: minor-latin; mso-hansi-theme-font: minor-latin; mso-bidi-theme-font: minor-latin;">Name</span>**</span>

<span style="font-family: Calibri, sans-serif; color: rgb(0, 0, 0);">![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-sojnvv99.png)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Anschrift**</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Manche Daten kommen aus dem Bewerbung Prozess wie unten. (Straße und Nummer, Postleitzahl und Wohnort)</span>

<span style="font-family: Calibri, sans-serif; color: rgb(0, 0, 0);">![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-kun0urga.png)</span>

<span style="font-family: Calibri, sans-serif; color: rgb(0, 0, 0);">![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-dfyarlqz.png)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Kommunikation**</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);"><span style="font-family: 'Calibri',sans-serif; mso-ascii-theme-font: minor-latin; mso-hansi-theme-font: minor-latin; mso-bidi-theme-font: minor-latin;">![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-4tmu2azw.png)</span>**<span style="font-family: 'Calibri',sans-serif; mso-ascii-theme-font: minor-latin; mso-hansi-theme-font: minor-latin; mso-bidi-theme-font: minor-latin;">Weitere Informationen</span>**</span>

<span style="font-family: Calibri, sans-serif; color: rgb(0, 0, 0);">![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-veyb9f8t.png)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">**<span style="font-family: 'Calibri',sans-serif; mso-ascii-theme-font: minor-latin; mso-hansi-theme-font: minor-latin; mso-bidi-theme-font: minor-latin;">Sprachen</span>**</span>

<span style="font-family: Calibri, sans-serif; color: rgb(0, 0, 0);">![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-hica1tat.png)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">**<span style="font-family: 'Calibri',sans-serif; mso-ascii-theme-font: minor-latin; mso-hansi-theme-font: minor-latin; mso-bidi-theme-font: minor-latin;">Computerkenntnisse</span>**</span>

<span style="font-family: Calibri, sans-serif; color: rgb(0, 0, 0);">![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-3cdl2hdg.png)</span>

##### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**<span style="mso-fareast-font-family: 'Calibri Light'; mso-fareast-theme-font: major-latin; mso-bidi-font-family: 'Calibri Light'; mso-bidi-theme-font: major-latin;"><span style="mso-list: Ignore;">d)<span style="font-style: normal; font-variant: normal; font-kerning: auto; font-optical-sizing: auto; font-feature-settings: normal; font-variation-settings: normal; font-stretch: normal; font-size: 7pt; line-height: normal; font-family: 'Times New Roman';"> </span></span></span><span style="font-family: 'Calibri',sans-serif; mso-ascii-theme-font: minor-latin; mso-hansi-theme-font: minor-latin; mso-bidi-theme-font: minor-latin;">Mitarbeiter Daten</span>**</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);"><span style="font-family: 'Calibri',sans-serif; mso-ascii-theme-font: minor-latin; mso-hansi-theme-font: minor-latin; mso-bidi-theme-font: minor-latin;">Im Mitarbeiter Daten Tab gibt es 10 Überschriften, die Allgemein, Buchhaltung, Steuern und Sozialabgaben, Zahlungsinformationen, Abschluss, Seminare, Weiterbildungen, Praktikum, Genehmigung Unterlagen und <span style="font-family: Calibri, sans-serif;">Lehrer /in Dokumenten Checkliste </span></span><span style="font-family: 'Calibri',sans-serif; mso-ascii-theme-font: minor-latin; mso-hansi-theme-font: minor-latin; mso-bidi-theme-font: minor-latin;"> sind.</span></span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">**<span style="font-family: 'Calibri',sans-serif; mso-ascii-theme-font: minor-latin; mso-hansi-theme-font: minor-latin; mso-bidi-theme-font: minor-latin;">Allgemein</span>**</span>

<span style="font-family: Calibri, sans-serif; color: rgb(0, 0, 0);">![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-zloki5xz.png)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">**<span style="font-family: 'Calibri',sans-serif; mso-ascii-theme-font: minor-latin; mso-hansi-theme-font: minor-latin; mso-bidi-theme-font: minor-latin;">Buchhaltung</span>**</span>

<span style="font-family: Calibri, sans-serif; color: rgb(0, 0, 0);">![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-dbfhdo2a.png)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">**<span style="font-family: 'Calibri',sans-serif; mso-ascii-theme-font: minor-latin; mso-hansi-theme-font: minor-latin; mso-bidi-theme-font: minor-latin;">Steuern und Sozialabgaben</span>**</span>

<span style="font-family: Calibri, sans-serif; color: rgb(0, 0, 0);">![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-nkcnmnbh.png)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">**<span style="font-family: 'Calibri',sans-serif; mso-ascii-theme-font: minor-latin; mso-hansi-theme-font: minor-latin; mso-bidi-theme-font: minor-latin;">Zahlungsinformationen</span>**</span>

<span style="font-family: Calibri, sans-serif; color: rgb(0, 0, 0);">![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-h2ofkdbm.png)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">**<span style="font-family: 'Calibri',sans-serif; mso-ascii-theme-font: minor-latin; mso-hansi-theme-font: minor-latin; mso-bidi-theme-font: minor-latin;">Abschluss</span>**</span>

<span style="font-family: Calibri, sans-serif; color: rgb(0, 0, 0);">![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-ntwrcgnz.png)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">**<span style="font-family: 'Calibri',sans-serif; mso-ascii-theme-font: minor-latin; mso-hansi-theme-font: minor-latin; mso-bidi-theme-font: minor-latin;">Seminare</span>**</span>

<span style="font-family: Calibri, sans-serif; color: rgb(0, 0, 0);">![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-rbv5nrdx.png)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">**<span style="font-family: 'Calibri',sans-serif; mso-ascii-theme-font: minor-latin; mso-hansi-theme-font: minor-latin; mso-bidi-theme-font: minor-latin;">Weiterbildungen</span>**</span>

<span style="font-family: Calibri, sans-serif; color: rgb(0, 0, 0);">![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-kc5lbfd9.png)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">**<span style="font-family: 'Calibri',sans-serif; mso-ascii-theme-font: minor-latin; mso-hansi-theme-font: minor-latin; mso-bidi-theme-font: minor-latin;">Praktikum</span>**</span>

<span style="font-family: Calibri, sans-serif; color: rgb(0, 0, 0);">![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-iinsvqtz.png)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">**<span style="font-family: 'Calibri',sans-serif; mso-ascii-theme-font: minor-latin; mso-hansi-theme-font: minor-latin; mso-bidi-theme-font: minor-latin;">Genehmigung Unterlagen</span>**</span>

<span style="font-family: Calibri, sans-serif; color: rgb(0, 0, 0);">![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-ac1f4jeb.png)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">**<span style="font-family: Calibri, sans-serif;">Lehrer /in Dokumenten Checkliste</span>**</span>

<span style="font-family: Calibri, sans-serif; color: rgb(0, 0, 0);">![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-2x06g90s.png)</span>

##### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**<span style="mso-fareast-font-family: 'Calibri Light'; mso-fareast-theme-font: major-latin; mso-bidi-font-family: 'Calibri Light'; mso-bidi-theme-font: major-latin;"><span style="mso-list: Ignore;">e)<span style="font-style: normal; font-variant: normal; font-kerning: auto; font-optical-sizing: auto; font-feature-settings: normal; font-variation-settings: normal; font-stretch: normal; font-size: 7pt; line-height: normal; font-family: 'Times New Roman';"> </span></span></span><span style="font-family: 'Calibri',sans-serif; mso-ascii-theme-font: minor-latin; mso-hansi-theme-font: minor-latin; mso-bidi-theme-font: minor-latin;">Ein-/ Austritt</span>**</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);"><span style="font-family: 'Calibri',sans-serif; mso-ascii-theme-font: minor-latin; mso-hansi-theme-font: minor-latin; mso-bidi-theme-font: minor-latin;">Im Ein-/ Austritt Tab gibt es 2 Überschriften, die Ein-/ Austritt und Probezeit sind.</span></span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">**<span style="font-family: 'Calibri',sans-serif; mso-ascii-theme-font: minor-latin; mso-hansi-theme-font: minor-latin; mso-bidi-theme-font: minor-latin;">Ein-/ Austritt</span>**</span>

<span style="font-family: Calibri, sans-serif; color: rgb(0, 0, 0);">![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-oanjrqip.png)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">**<span style="font-family: 'Calibri',sans-serif; mso-ascii-theme-font: minor-latin; mso-hansi-theme-font: minor-latin; mso-bidi-theme-font: minor-latin;">Probezeit</span>**</span>

<span style="font-family: Calibri, sans-serif; color: rgb(0, 0, 0);">![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-yefrrycj.png)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">**<span style="font-family: 'Calibri',sans-serif; mso-ascii-theme-font: minor-latin; mso-hansi-theme-font: minor-latin; mso-bidi-theme-font: minor-latin;">-- Ende des Personalakte Workflows --</span>**</span>

# Inhalt der Personalakte

##### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**Was gibt es in der Personalakte?** </span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Die Digitale Personalakte besteht aus 2 Bereichen.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">**a) Personalakte Tabs**: In den Tabs gibt es Formulare, in denen es Informationen zur Person gibt.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">**b) Personalakte Ordner Struktur**: In diesem Ordner gibt es Personal Dateien. Zum Beispiel Zeugnisse, Lebenslauf usw..</span>


##### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**a) Personalakte Tabs**</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Personalakte besteht aus 5 Tabs, in denen es viele verschiedene Formulare gibt.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-bm631gca.png)</span>  
<span style="color: rgb(0, 0, 0);"> •Überblick</span>  
<span style="color: rgb(0, 0, 0);"> •Allgemeine Daten</span>  
<span style="color: rgb(0, 0, 0);"> •Persönliche Daten</span>  
<span style="color: rgb(0, 0, 0);"> •Mitarbeiter Daten</span>  
<span style="color: rgb(0, 0, 0);"> •Ein-/ Austritt</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Mehr Infos über Personalakte Tabs ist <span style="background-color: rgb(194, 224, 244);">**[hier](https://docs.alpha-np.de/books/elo-benutzerhandbuch-offentlich/page/13-ein-beispiel-fur-personalakte-prozess "Personalakte Tabs")**</span>.</span>

##### <span style="color: rgb(0, 0, 0);">**b) Personalakte Ordner Struktur**</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Wenn eine Person unsere Mitarbeiter ist, befinden sich alle Dokumente von Mitarbeiter\*in in diesem Ordner.</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-vwu5d03a.png)</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Digitale Personalakte – Personalakten</span>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);"><span style="font-family: Symbol; mso-fareast-font-family: Symbol; mso-bidi-font-family: Symbol;"><span style="mso-list: Ignore;">·<span style="font: 7.0pt 'Times New Roman';"> </span></span></span><span style="mso-bidi-font-family: Calibri; mso-bidi-theme-font: minor-latin;">Personalakten (für jeder Mitarbeiter)</span></span>

<table border="0" cellpadding="0" cellspacing="0" class="MsoNormalTable" id="bkmrk-personalakte-%28zb.-hi" style="width: 330.0pt; border-collapse: collapse; mso-yfti-tbllook: 1184; mso-padding-alt: 0cm 0cm 0cm 0cm;" width="440"><tbody><tr style="mso-yfti-irow: 0; mso-yfti-firstrow: yes; height: 15.0pt;"><td style="width: 44.0pt; padding: 0cm 0cm 0cm 0cm; height: 15.0pt;" width="59"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">**<span style="font-size: 12pt;">Personalakte</span>**<span style="font-size: 12.0pt; mso-fareast-font-family: 'Times New Roman'; mso-bidi-font-family: Calibri; mso-bidi-theme-font: minor-latin; mso-font-kerning: 0pt; mso-ligatures: none; mso-fareast-language: DE; mso-no-proof: no;"> (ZB. hier <u>Sandra Blume als Mathelehrerin</u>)</span></span>

</td></tr><tr style="mso-yfti-irow: 1; height: 15.0pt;"><td style="padding: 0cm 0cm 0cm 0cm; height: 15.0pt;"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">**<span style="font-size: 12.0pt; mso-fareast-font-family: 'Times New Roman'; mso-bidi-font-family: Calibri; mso-bidi-theme-font: minor-latin; mso-font-kerning: 0pt; mso-ligatures: none; mso-fareast-language: DE; mso-no-proof: no;">Allgemeiner Schriftverkehr</span>**</span>

</td></tr><tr style="mso-yfti-irow: 2; height: 15.0pt;"><td style="padding: 0cm 0cm 0cm 0cm; height: 15.0pt;"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">**<span style="font-size: 12.0pt; mso-fareast-font-family: 'Times New Roman'; mso-bidi-font-family: Calibri; mso-bidi-theme-font: minor-latin; mso-font-kerning: 0pt; mso-ligatures: none; mso-fareast-language: DE; mso-no-proof: no;">Bewerbungsgespräch</span>**</span>

</td></tr><tr style="mso-yfti-irow: 3; height: 15.0pt;"><td style="padding: 0cm 0cm 0cm 0cm; height: 15.0pt;"><span style="font-size: 12pt; color: rgb(0, 0, 0);"> -Protokolle</span>

</td></tr><tr style="mso-yfti-irow: 4; height: 15.0pt;"><td style="padding: 0cm 0cm 0cm 0cm; height: 15.0pt;"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">**<span style="font-size: 12.0pt; mso-fareast-font-family: 'Times New Roman'; mso-bidi-font-family: Calibri; mso-bidi-theme-font: minor-latin; mso-font-kerning: 0pt; mso-ligatures: none; mso-fareast-language: DE; mso-no-proof: no;">Mitarbeiterdaten</span>**</span>

</td></tr><tr style="mso-yfti-irow: 5; height: 15.0pt;"><td style="padding: 0cm 0cm 0cm 0cm; height: 15.0pt;"><span style="font-size: 12pt; color: rgb(0, 0, 0);"> -Führungszeugnisse</span>

</td></tr><tr style="mso-yfti-irow: 6; height: 15.0pt;"><td style="padding: 0cm 0cm 0cm 0cm; height: 15.0pt;"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">**<span style="font-size: 12.0pt; mso-fareast-font-family: 'Times New Roman'; mso-bidi-font-family: Calibri; mso-bidi-theme-font: minor-latin; mso-font-kerning: 0pt; mso-ligatures: none; mso-fareast-language: DE; mso-no-proof: no;">Qualifikationen / Genehmigungen</span>**</span>

</td></tr><tr style="mso-yfti-irow: 7; height: 15.0pt;"><td style="padding: 0cm 0cm 0cm 0cm; height: 15.0pt;"><span style="font-size: 12pt; color: rgb(0, 0, 0);"> -Genehmigungen</span>

</td></tr><tr style="mso-yfti-irow: 8; height: 15.0pt;"><td style="padding: 0cm 0cm 0cm 0cm; height: 15.0pt;"><span style="font-size: 12pt; color: rgb(0, 0, 0);"> -Schulungsnachweise</span>

</td></tr><tr style="mso-yfti-irow: 9; height: 15.0pt;"><td style="padding: 0cm 0cm 0cm 0cm; height: 15.0pt;"><span style="font-size: 12pt; color: rgb(0, 0, 0);"> -Unterweisungen</span>

</td></tr><tr style="mso-yfti-irow: 10; height: 15.0pt;"><td style="padding: 0cm 0cm 0cm 0cm; height: 15.0pt;"><span style="font-size: 12pt; color: rgb(0, 0, 0);"> -Urkunden</span>

</td></tr><tr style="mso-yfti-irow: 11; height: 15.0pt;"><td style="padding: 0cm 0cm 0cm 0cm; height: 15.0pt;"><span style="font-size: 12pt; color: rgb(0, 0, 0);"> -Zeugnisse</span>

</td></tr><tr style="mso-yfti-irow: 12; height: 15.0pt;"><td style="padding: 0cm 0cm 0cm 0cm; height: 15.0pt;"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">**<span style="font-size: 12.0pt; mso-fareast-font-family: 'Times New Roman'; mso-bidi-font-family: Calibri; mso-bidi-theme-font: minor-latin; mso-font-kerning: 0pt; mso-ligatures: none; mso-fareast-language: DE; mso-no-proof: no;">Verträge</span>**</span>

</td></tr><tr style="mso-yfti-irow: 13; mso-yfti-lastrow: yes; height: 15.0pt;"><td style="padding: 0cm 0cm 0cm 0cm; height: 15.0pt;"><span style="color: rgb(0, 0, 0);">**<span style="font-size: 12.0pt; mso-fareast-font-family: 'Times New Roman'; mso-bidi-font-family: Calibri; mso-bidi-theme-font: minor-latin; mso-font-kerning: 0pt; mso-ligatures: none; mso-fareast-language: DE; mso-no-proof: no;">Zusatzverträge</span>**</span>

</td></tr></tbody></table>

<span style="color: rgb(0, 0, 0);">Mehr Infos über Personalakte Ordner Struktur ist <span style="background-color: rgb(194, 224, 244);">**[hier](https://docs.alpha-np.de/books/elo-benutzerhandbuch-offentlich/page/06-02-digitale-personalakte-ordnerstruktur-uberblick "Personalakte Ordner Struktur")**</span>.</span>

# Mit der Personalakte arbeiten

##### <span style="color: rgb(53, 152, 219);">**<span style="mso-bidi-font-family: Calibri; mso-bidi-theme-font: minor-latin;">Personalakte Ordner Struktur (Mit Daten)</span>**</span>

<span style="mso-bidi-font-family: Calibri; mso-bidi-theme-font: minor-latin;">Wenn ich eine Datei oder mehr Daten über Mitarbeiter\*in hat, muss ich auf Personalakte Ordner arbeiten. Zum Beispiel Zeugnisse, Lebenslauf usw..</span>

<span style="mso-bidi-font-family: Calibri; mso-bidi-theme-font: minor-latin;">In diesem Ordner gibt es Personal Daten als Datei. Zum Beispiel Zeugnisse, Lebenslauf usw..</span>

![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-ajaky2cd.png)

# Personalakte Daten: Lebenslauf, Zeugnis, usw..

Alle Dokumente eines Mitarbeiters befinden sich im Personalakten Ordner oder einem dazugehörigen Unterordner.

Digitale Personalakte – <span style="color: rgb(224, 62, 45);">Personalakten - Mitarbeiter\*in</span>

![](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2023-09/embedded-image-xa5y7brl.png)

Digitale Personalakte –&gt; <span style="color: rgb(224, 62, 45);">Personalakten <span style="color: rgb(0, 0, 0);">--&gt; </span></span>Personalakte Ordner (für jeder Mitarbeiter)

<table border="0" cellpadding="0" cellspacing="0" class="MsoNormalTable" id="bkmrk-personalakte-%28zb.-hi" width="440"><tbody><tr><td width="59">**Personalakte** (ZB. hier <u>Sandra Blume als Mathelehrerin</u>)

</td></tr><tr><td>**Allgemeiner Schriftverkehr**

</td></tr><tr><td>**Bewerbungsgespräch**

</td></tr><tr><td> -Protokolle

</td></tr><tr><td>**Mitarbeiterdaten**

</td></tr><tr><td> -Führungszeugnisse

</td></tr><tr><td>**Qualifikationen / Genehmigungen**

</td></tr><tr><td> -Genehmigungen

</td></tr><tr><td> -Schulungsnachweise

</td></tr><tr><td> -Unterweisungen

</td></tr><tr><td> -Urkunden

</td></tr><tr><td> -Zeugnisse

</td></tr><tr><td>**Verträge**

</td></tr><tr><td>**Zusatzverträge**

</td></tr></tbody></table>

<div aria-label="Abschnittsoptionen der Seite" class="pointer-container" id="bkmrk--1" refs="pointer@pointer" tabindex="-1"></div><div aria-label="Abschnittsoptionen der Seite" class="pointer-container" id="bkmrk-%C2%A0-1" refs="pointer@pointer" tabindex="-1"><div class="pointer flex-container-row items-center justify-space-between p-s anim is-page-editable"><div class="flex-container-row items-center gap-s" refs="pointer@mode-section"><button class="text-button icon px-xs" title="Permalink-Modus, Drücken, um Include-Tag anzuzeigen"><svg class="svg-icon" data-icon="link" role="presentation" viewbox="0 0 24 24" xmlns="http://www.w3.org/2000/svg"></svg></button><div class="input-group"> <button class="button outline icon" title="Link kopieren" type="button"><svg class="svg-icon" data-icon="copy" role="presentation" viewbox="0 0 24 24" xmlns="http://www.w3.org/2000/svg"></svg></button></div></div><svg class="svg-icon" data-icon="edit" role="presentation" viewbox="0 0 24 24" xmlns="http://www.w3.org/2000/svg"></svg></div></div>Mehr Infos zur Personalakte Ordner Struktur finden Sie <span style="background-color: rgb(194, 224, 244);">**[hier](https://docs.alpha-np.de/books/elo-benutzerhandbuch-offentlich/page/06-02-digitale-personalakte-ordnerstruktur-uberblick "Personalakte Ordner Struktur")**.</span>