Bitte beachten Sie beim verwenden dieser Funktion, dass Sie sich selbst die Berechtigungen entziehen können und somit keinen Zugriff mehr auf die Akte besitzen. Nachdem Sie die neue Einrichtung ausgewählt haben "verschwindet" die Akte aus Ihrer Ansicht.
##### ##### **Arbeiten mit Dokumenten** Dieser Abschnitt befasst sich mit dem Umgang und der Ablage von Dokumenten in die jeweiligen Akten. Dafür steht Ihnen Folgendes Menü und die dazugehörigen Aktionen zur verfügung. [](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2025-04/bildschirmfoto-2025-04-15-um-12-10-23.png) ##### Kinddokument ablegen Legen Sie das Dokument in ELO ab. Dafür stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung. Sie können das Dokument per Drag & Drop in die ELO Ordnerstruktur ziehen und dort ablegen oder Sie verwenden die ELO Postbox für den Import. Öffnen Sie die Meta-Daten des Dokuments mit der Taste F4 und wählen Sie die Maske **Kinderdokument** aus. Schließen Sie die Meta-Daten mit der Schaltfläche **OK**. Klicken Sie im Menü Kinderakte auf die Funktion **Kinderdokument ablegen** und es öffnet sich folgender Dialog. [](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2025-04/bildschirmfoto-2025-04-15-um-12-38-19.png) Mit dem Feld **Name-Kind** können Sie nach Kinderakten in ELO suchen. Wählen Sie danach einen **Dokument Typ** aus und vergeben ggfs. eine zusätzliche **Kurzbezeichnung**. Wählen Sie im Feld **Ordner auswählen** den Unterordner in der Kinderakte aus in dem Sie das Dokument ablegen möchten. [](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2025-04/bildschirmfoto-2025-04-15-um-12-42-32.png)Dieses Beispiel veranschaulicht die Ablage eines Abitur Abschlusszeugnis in die Kinderakte von Lilli Aalen-Muster.
##### Debitorendokument ablegen Legen Sie das Dokument in ELO ab. Dafür stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung. Sie können das Dokument per Drag & Drop in die ELO Ordnerstruktur ziehen und dort ablegen oder Sie verwenden die ELO Postbox für den Import. Öffnen Sie die Meta-Daten des Dokuments mit der Taste F4 und wählen Sie die Maske **Debitorendokument** aus. Schließen Sie die Meta-Daten mit der Schaltfläche **OK**. Klicken Sie im Menü Kinderakte auf die Funktion **Debitorendokument ablegen** und es öffnet sich folgender Dialog. [](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2025-04/bildschirmfoto-2025-04-15-um-12-48-26.png) ##### Korrespondenzdokument ablegen Legen Sie das Dokument in ELO ab. Dafür stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung. Sie können das Dokument per Drag & Drop in die ELO Ordnerstruktur ziehen und dort ablegen oder Sie verwenden die ELO Postbox für den Import. Klicken Sie im Menü Kinderakte auf die Funktion **Korrespondenzdokument ablegen** und es öffnet sich folgender Dialog. [](https://docs.alpha-np.de/uploads/images/gallery/2025-04/bildschirmfoto-2025-04-15-um-12-50-13.png) Wählen Sie im Feld **Name-Kind** das gewünschte Kind aus bei dem Sie das Dokument in den Korrespondenzordner ablegen wollen. Geben Sie im Feld **Kurzbezeichnung** einen Dateinamen für das Dokument an.Bitte beachten Sie das Dokumente die in den Korrespondenzordner abgelegt werden sowohl von der Schulverwaltung als auch von der Finanzverwaltung eingesehen werden können.