Export- und Word-Serienbriefgrundlagen
Exporte - Sekretariat
Philosophie
Exporte sind für unterschiedliche Verwendungszwecke angelegt und müssen entsprechend möglichst viele Bedürfnisse abbilden können. Aus diesem Grund sind in den meisten Exporten eine Vielzahl von Daten enthalten. Die Struktur richtet sich nach der grundsätzlichen Frage: Wie soll der einzelne Datensatz aussehen. Ein Teil der Exporte dreht sich um Schüler*innen oder Kinder, d.h. die entsprechenden Teilnehmer*innen einer Gruppe. Andere Exporte eignen sich für Schreiben an die Eltern oder weitere Korrespondenzen.
Ziel ist es, an den Orten, an denen man die Exporte benötigt und wo die entsprechende Information vorliegt, ohne weitere Umwege, diese zur Verfügung zu stellen. Außerdem war uns wichtig, dass sie in Ihrer Grundstruktur immer gleich sind, sodass ein Arbeiten mit Word-Serienbrief oder Excel-Vorlagen reibungslos laufen kann.
Die folgenden Kernfragen, die Sie sich stellen müssen, bevor Sie eine Vorlage erstellen oder einen Export machen, werden wir an dieser Stelle klären:
· Wer soll alles ein entsprechendes Dokument erhalten?
o Teilnehmer*in/ Schüler*in/ Kind
o Korrespondenzen
o Eltern
o Sorgeberechtigte
· Gruppen oder Einzelpersonen?
· Um was geht es in dem Dokument?
· Welche Daten sollen enthalten sein?
o reine Adressdaten/ evtl. auch Haushaltsbezogen
o Gruppeninformationen
Wo befinden sich die Exporte?
Einzelpersonen
Briefexporte über die Karteikarte
Für alle Briefexporte finden Sie in der Karteikarte im Reiter „Person“ eine Reihe von unterschiedlichen Briefexporten, die sich in ihrem Inhalt (welche Datensätze sind enthalten und zusammengefasst) unterscheiden, aber nicht in den Feldern und ihren Benennungen.
Info
Vorab sollte im Übersichtsbaum die gewünschte Gruppe ausgewählt werden, um die für den Export relevanten Gruppeninformationen zu laden.
Möglichkeiten:
· Schüler P5/ Kinder P5/ Gruppenteilnehmer Komplett
· Betrifft an Eltern/ Sorgeberechtigte/ Korrespondenzen
Gruppenexporte
· Auswahl der gewünschten Gruppe(n)
· Rechte Maustaste im Bereich der Teilnehmer*innen
· Gruppenexporte
Auswahl von mehreren Personen
· Auswahl der entsprechenden Gruppen
· Auswahl der Teilnehmer
· Rechte Maustaste – XX Personen
· Exporte für die Personen
Grundstruktur
Datensatzstruktur
Je nach Art des Exportes sind sowohl die Datensätze als auch die mitgelieferten Felder unterschiedlich.
Teilnehmer*in/ Schüler*in/ Kind
Diese Exporte haben je Teilnehmer*in/ Schüler*in/ Kind einen Datensatz, d.h. eine Zeile. Informationen zu Gruppenzugehörigkeiten sowie weitere Informationsfelder sind in der Regel enthalten. Zusätzlich befinden sind im gleichen Datensatz Namen und Adressen der dazugehörigen Eltern oder Korrespondenzen. Der Standardexport ist hier der SchülerP5/ KinderP5
Beispiele für die Nutzung:
· Schulverträge
· Schulbescheinigungen
· Schülerlisten
· Etc.
Briefexport
In Briefexporten hat man eine Zeile je Brief. Möchte man, dass Haushalte zusammen einen Brief erhalten, wählt man den entsprechenden Briefexporte pro Haushalt. Eltern/ Sorgeberechtigte/ Korrespondenzen erhalten nur ein Schreiben, auch wenn sie mehrere Kinder in den ausgewählten Gruppen haben.
Enthalten sind in dem Export neben den Einzeladressfeldern (Anreden, Namen, Straße, PLZ, Ort) fertige Adressblöcke.
Beispiele für die Nutzung:
· Etiketten
· Einladungen Mitgliederversammlung
· Allgemeine Korrespondenz (ohne Benennung von Schüler*innen/ Kindern)
Betrifftexport
Beim Betrifftexport erhält jeder Haushalt für jedes teilnehmende Kind/ Schüler*in ein Schreiben. Sollten Eltern/ Korrespondenzen/ Sorgeberechtigte getrennt leben, gehen somit je Kind 2 Schreiben raus.
Enthalten sind Datenfelder des Adressexportes sowie Daten zu dem teilnehmenden Kind (Stammdaten/ Gruppenzugehörigkeitsdaten/ Info).
Beispiele für die Nutzung
· Zusageschreiben für einen Schulplatz
· Verweis
· Einladung zum Klassenspiel (soweit der Name des Kindes genannt werden soll)
An wen?
Sowohl für die Brief- als auch für die Betrifftexporte haben Sie die Auswahl an wen Ihre Schreiben sich richten. Hierfür sind die Einstellungen und Zuordnungen in Procurat zu beachten.
Teilnehmer*innen
Briefe gehen direkt an die Teilnehmer*innen der entsprechenden Gruppen. In der Regel sind dies Betriebe oder Personengruppen. Aber auch in der Oberstufe kann es sinnvoll sein ein Schreiben direkt an die Schüler*innen zu schicken. Dies ist nur bei den Briefexporten möglich.
Korrespondenzen
Die Korrespondenzen werden in den Kontaktdaten des jeweiligen Kindes gepflegt und dies sind alle Personen, die ein berechtigtes Interesse an dem Kind haben. Hier ist weder das Sorgerecht zwingend notwendig, noch der Status Eltern. Entsprechend kann auch beispielsweise der Lebensgefährte der Mutter in die Korrespondenzen aufgenommen werden, so dass er die wöchentlichen Nachrichten der Schule erhält.
Eltern
Eltern sind alle Personen, die aus dem Blickwinkel der Schule, die Elternrolle übernehmen, mit den entsprechenden Verantwortlichkeiten oder als Vertragsnehmer*innen. In der Regel sind dies die sorgeberechtigten Eltern, es können in Ausnahmefällen aber auch Pflegeeltern oder Großeltern sein, soweit sie diese Rolle übernehmen (siehe auch 3.1.2.2).
Sorgerecht
Sorgerecht kann durch die Geburtsurkunde oder einen entsprechenden richterlichen Sorgerechtserlass nachgewiesen werden.
Ablage der Exporte?
Alle Exporte werden je Benutzer*in abgelegt und befinden sich im Procuratverzeichnis, bei dem/der jeweiligen Benutzer*in. Nach dem Export erhält man einen entsprechenden Hinweis, in dem der Ablageort auch benannt wird.
E-Mail verschicken
Mit Procurat können E-Mails verschickt werden. Es wird dabei eine E-Mail Datei erzeugt, in der alle gewünschten E-Mail-Adressen standardmäßig im BCC enthalten sind. Sollten ausgewählte Haushalte keine E-Mail Adresse haben, wird zusätzlich ein Briefexport mit den fehlenden Haushalten erzeugt, sodass diese separat angeschrieben werden können.
E-Mail an Einzelpersonen oder Familien
Über den Personenreiter können E-Mails an die Person oder Bezugspersonen geschickt werden.
E-Mail an Gruppen
Im Kontextmenü jeder Gruppe können Sie an alle Korrespondenzen oder/und an die Schüler oder Schülerinnern (Teilnehmer) der ausgewählten Gruppe eine E-Mail verfassen.
Im Anschluss öffnet sich folgendes Fenster:
Hier kann festgelegt werden welche E-Mail Art verwendet werden soll sowie welche E-Mail-Adresse im An-Feld der E-Mail stehen soll. Weiter besteht hier die Möglichkeit, dass die E-Mail-Adressen mit dem Haken „Empfänger in AN“ im AN-Feld stehen und nicht im BCC. Beachten Sie hier bitte die Regeln des Datenschutzes.
Nach dem Setzen aller Parameter können Sie mit „Mail erzeugen“ die E-Mail generieren.
Grundlagen für Word-Serienbrief
Jeder Word-Serienbrief ist mit einer Datenquelle (XLSX oder CSV) verknüpft, aus der Word sich die Datenfelder nimmt. Diese müssen entsprechend integriert werden. Alle Word-Serienbrieffunktionen finden Sie in Word im Bereich Sendungen.
Verknüpfung eines Word-Serienbriefes
Wenn Sie einen Word-Serienbrief neu mit eine Excel Liste verknüpfen wollen, gehen Sie wie folgt vor:
- Gehen Sie auf „Sendungen“ und wählen unter Empfänger auswählen „Vorhandene Liste verwenden“
- Suchen Sie die gewünschte Excel Liste und Verknüpfen.
- Word wird Ihnen manchmal zwei Optionen pro Tabellenblatt zur Verfügung stellen. Wählen Sie das Tabellenblatt mit $-Zeichen aus und klicken auf OK.
- Dokument speichern
- Wenn Sie nun Ihr Dokument wieder verwenden wollen, öffnen Sie den Word-Serienbrief. Word stellt Ihnen die Frage, die Verknüpfung erhalten bleiben soll. Wählen Sie „Ja“ und die Verknüpfung wird wieder hergestellt.
TIPP:
Wenn Sie nicht wissen, an welche Stelle Procurat! die Exporte ablegt: Bei jedem Export wird der Ablageort mit angegeben:
Schreiben eines Word-Serienbriefes
Felder einfügen
Über den Menüpunkt Seriendruckfeld einfügen kann man Felder in das Worddokument integrieren. Hierbei gibt es 2 Möglichkeiten:
1. Einzelne Felder über das Dropdown
Hier kann man im Schreiben des Textes sich einzelne Felder holen. Nachteil ist, dass sich das Dropdownfenster nach dem Anwählen eines Feldes sofort wieder schließt.
2. Mehrere Felder über ein eigenes Fenster
Über den oberen Bereich des „Seriendruckfeld einfügen“ öffnet sich ein eigenes Fenster. Hier kann man hintereinander mehrere Felder raussuchen und durch Doppelklick gleich in das Dokument integrieren. Nachteil: Es kann nicht parallel geschrieben werden.
Sortieren und Filtern
Über den Knopf „Empfängerliste bearbeiten“ können Sie sowohl einzelne Datensätze an- oder abwählen, sowie über Sortierung die Reihenfolge anpassen oder eine spezielle Filterung wählen.
Datums- und Zahlenformatierunge
Feldfunktionen ein/aus
Um die Felder bearbeiten zu können muss entweder Alt und F9 gedrückt werden, um alle Feldfunktionen zu sehen
ODER
Rechte Maustaste auf dem betreffenden Feld -> Feldfunktion ein/aus um das eine betreffende Feld zu sehen.
Nach der entsprechenden Anpassung (s.u.) Alt&F9 ODER rechte Maustaste auf dem betreffenden Feld -> Feldfunktion ein/aus wiederholen, um die Feldfunktionen wieder nicht sichtbar zu machen. Danach muss die Ansicht aktualisiert werden, z.B. Vorschau aus und wieder anschalten.
Datum
27.01.2017 { MERGEFIELD Datum \@ „dd.MM.yyyy“ }
Fr, 27.01.2017 { MERGEFIELD Datum \@ „ddd, dd.MM.yyyy“ }
27. Januar 2017 { MERGEFIELD Datum \@ „dd.MMMM yyyy“ }
JAN 2017 { MERGEFIELD Datum \@ „MMM yyyy“ }
2017 { MERGEFIELD Datum \@ „yyyy“ }
Zahlen
€: { MERGEFIELD Zahl \# „#.###,00 €“ }
2 Stellen nach Komma: { MERGEFIELD Zahl \# „#,00“ }
% { = {MERGEFIELD Prozentzahl \# "#0,0000" } * 100 } %
Fertigstellen und Zusammenführen
Wenn Sie Ihrer Vorlage mit allen Feldern bestückt haben, können Sie Ihr Dokument drucken und/ oder speichern. Dafür gehen sie auf:
Einzelne Dokumente bearbeiten
Hierbei erstellt sich ein Dokument in dem alle Einzelschreiben enthalten sind. Alle Seriendruckfelder werden dabei in tatsächlichen Text verwandelt. Je nach Seitenanzahl Ihrer Vorlage und Menge der Datensätze kann diese durchaus etwas Zeit brauchen.
Sie könnten nun Einzeldokumente an dieser Stelle nochmal anpassen und dann Speichern und/ oder drucken.
Dokumente drucken
Sie könnten Ihre Dokumente hierüber direkt an den Drucker schicken. Dabei können Sie nochmal auswählen ob es nur Einzeldokumente sind oder alle. Bei „alle“ wird die Auswahl, die Sie unter „Empfängerliste bearbeiten“ getroffen haben, berücksichtigt.
E-Mai-Nachricht senden
Sie können Ihr Schreiben auch als Mail herausschicken, auch wenn dies in der Regel nicht zu empfehlen ist. Beachten Sie hierbei, dass es dabei nur die folgenden drei Alternativen gibt:
Anlage: Hierbei wird das Einzelschreiben für den Adressat als .docx der Mail angehängt. Ist in der Regel nicht zu empfehlen.
Nur-Text: Der Inhalt des Dokumentes wird als reiner Text in die Mail übernommen. Alle Formatierungen gehen dabei verloren.
HTML: Der Inhalt des Dokumentes wird mit Formatierungen in die Mail übernommen. Weitere Anhänge sind dabei nicht möglich.
Word-Serienbriefvorlage speichern
Es ist sinnvoll die Vorlagen immer abzuspeichern, dass diese auch als Word-Seriendokument erkannt werden. Wir empfehlen dazu folgendes:
1. Ablageort
Versuchen Sie alle Ihre Vorlagen an einem Ort im System abzulegen. Selbstverständlich können Sie sich dabei Unterordner schaffen.
2. Name der Datei
Vorlage_SelbstGewählterDateiname_XLSX-Export-Benutzer-Kürzel
Das Wort „Vorlage“ gibt Ihnen den Hinweis, dass es sich um ein Seriendokument handelt. Beim „SelbstGewählterDateiname“ tragen Sie den tatsächlichen Namen Ihres Dokumentes ein. Beim XLSX-Export nehmen Sie den Namen des Exportes aus Procurat, sodass Sie bei der nächsten Verwendung wissen, welchen Export Sie vorher anstoßen müssen. Zudem ist es sinnvoll, wenn Vorlagen von mehreren Personen einer Einrichtung genutzt werden, ein sein eigenes Kürzel an den Namen anzuhängen, um zu verdeutlichen, dass die Vorlage mit den eigenen Exporten verknüpft ist. Man kann Vorlagen von anderen verwenden, darf beim Öffnen des Dokumentes, die Verknüpfung nicht bestätigen und muss dann neu mit den eigenen Exporten verknüpfen.
3. Dateiformat
Word legt in der Regel alles als .docx ab. Dies ist auch durchaus möglich. Zum besseren Schutz Ihrer Vorlage, können Sie es aber auch als .dotx (Word-Vorlage) ablegen. Hierbei öffnet sich bei Doppelklick auf das Dokument nicht das Dokument selber, sondern ein neues Dokument mit denselben Inhalten.
Listenerstellung mit Word
Es ist möglich mit Word Seriendruck sinnige Listen, die nach einen Vorstellungen gestaltet werden können, zu erstellen.
Start: Festlegung des Listenformats in Word
Bevor irgendwelche Aktionen in Word vorgenommen werden, sollte das Listenformat ausgewählt werden. Dieses erleichtert, die spätere Listenerstellung.
Arbeiten mit Tabelle
Einfügen:
· Grundüberlegung zum Aufbau der Tabelle: Anzahl der Spalten, welche Informationen sollen wie dargestellt werden
· Einfügen Tabelle: Anzahl der Spalten
· Zeilenanzahl: 2
· Überschriften in die erste Zeile einfügen
· Spaltenbreiten anpassen
Tabelleneigenschaften anpassen:
· Tabelle/ Optionen -> Haken entfernen bei „Automatische Größenänderung zulassen“
· Zeile -> Haken entfernen bei „Zeilenwechsel auf Seite zulassen“
Überschriftenzeile in Kopfzeile:
Die Überschriftenzeile markieren, ausschneiden und in die Kopfzeile einfügen
Daten werden als Felder ebenso wie in 4.3.2 beschrieben eingesetzt und formatiert.
Liste fertigstellen
Die Funktion „Fertig stellen und Zusammenführen“ -> „Einzelne Dokumente bearbeiten“ stellt die gesamte Liste zur Verfügung. Im Anschluss können noch weitere Bearbeitungen sinnvoll sein.