Bereich Finanzen
Über das Hauptmenü gelangen Sie in den Bereich Finanzen, der in die 5 Bereiche Beiträge, Fibu-Schnittstelle, Bankverbindungen & SEPA, DATEV-Rückübertragung und Administration unterteilt ist:
Administration Finanzen
1 Tabelle „Mandant“:
Hier werden die DATEV Berater- und Mandantennummern, sowie der Monat des Wirtschaftsjahres und die Sachkontenlänge hinterlegt.
2 Tabelle „Kontogruppe“:
Hier werden die verschiedenen Personenkontengruppen für DATEV hinterlegt. Man kann dann in der Tabelle „Bezug Kontogruppe - Mandant“ (3) hinterlegen, welche Personenkontengruppen pro Mandant gewünscht sind.
P!5 nutzt dann den Debitorenstamm auch für die anderen Bereiche und übergibt dementsprechend die Kontenbeschriftungen an DATEV.
Beispiel: 1000236 – 8000236.
4 Tabelle „Belegfeldschlüssel“:
In dieser Tabelle legt man die Belegfeldschlüssel an, diese sind ein wesentlicher Bestandteil für die spätere Bestückung der Belegnummer, die an DATEV übergeben wird. Ebenso wird hier auch die Struktur für die Entgeltbescheinigungen festgelegt.
Der Belegfeldschlüssel ist 3-stellig und sollte nur in bestimmten Ausnahmefällen doppelt vergeben werden.
Die Belegnummer wird dann von P!5 automatisch nach folgender Regel erweitert:
K100002362312
Belegschlüssel Debitor Jahr Monat - dies ergibt 13 Stellen
Möchte man Bescheinigungen pro Kind generieren, muss dies in der Tabelle „Einstellungen“ (11) hinterlegt sein, danach erweitert Procurat die Belegnummer noch um 10 weitere Stellen, der Personen-ID des Begünstigten und den Vornamen:
K1000023623120000001593Helena
Belegschlüssel Debitor Jahr Monat Pers-ID des Begünstigten Vorname
Bescheinigungstext: zum jeweiligen Belegfeldschlüssel kann man einen Bescheinigungstext hinterlegen, diesen benötigt man bei Entgeltbescheinigungen mit Einzelnachweis, z.B. bei Spendenbescheinigungen. Wird dieses Feld nicht gefüllt, wird der Buchungstext der Ausgleichsbuchung aus DATEV herangezogen.
Beitragsart: über die Beitragsart sortiert man, welche Beiträge zusammen oder getrennt bescheinigt werden sollen. Man kann in der Tabelle „Beitragsart“ (5) die gewünschten Bezeichnungen der Beitragsarten anlegen, sodass diese dann hier im Bereich der Belegfeldschlüssel und im Übersichtsbaum der Reiter „Beiträge“ und „Schnittstelle Fibu“ zur Verfügung stehen.
Für die Generierung der Entgeltbescheinigung startet P!5 eine Abfrage an DATEV, liest alle Debitoren-Buchungen aus, sucht dann nach den Belegfeldschlüsseln, die mindestens 12 Stellen haben (damit auch die Buchungen aus P!4 erkannt werden) UND gegen Geldkonten laufen.
Dies wird dann summiert.
So ist gewährleistet, dass nur der Geldfluss bescheinigt wird. D.h. letztlich sind die Bescheinigungen ein „Abfallprodukt“ aus den Kassen – und Bankbuchungen.
Gültig ab /Gültig bis: hier haben Sie die Möglichkeit veraltete Belegnummernschlüssel zu beenden, sie stehen dann nicht mehr zur Verfügung und sind nicht mehr an der Oberfläche sichtbar.
5 Tabelle „Konto“:
Hier legen Sie die einzelnen Beiträge an:
Die Bezeichnung, sieht man in P!5 in der Beitragsauswahl und im Übersichtsbaum, sie wird aber nicht an DATEV als Beschriftung übergeben.
Das Erlöskonto in DATEV wird in das Feld „FibuNr.“ eingegeben und ebenfalls Kostenstellen, wenn diese gewünscht sind (diese müssen vorher in den entsprechenden Tabellen 6 und 7 angelegt worden sein).
Die Werte des Belegfeldschlüssels werden automatisch aus der eben beschriebenen Tabelle gezogen.
In das Belegfeld 2 wird die Banknummer aus DATEV mit zwei ergänzenden Nullern aufgefüllt. Möchte man Zahlungskonditionen, beispielsweise für Jahresbeiträge übergeben, kann man auch die letzten beiden Stellen für die Nummer der Zahlungskondition verwenden.
Der Buchungstext geht zusammen mit der jeweiligen Periode in den Verwendungszweck beim Lastschrifteinzug.
In die Spalte Default_Betrag kann man einen Vorschlagswert eingeben, den man bei Bedarf in der Beitragseingabe überschreiben kann. So kann ein jährlicher Vereinsbeitrag einen festen Wert haben, wählt man diesen dann in der Beitragsanlage aus, wird der zugeordnete Betrag direkt übernommen.
Standard-Intervall und Intervallmonate sind dafür da, dass man beispielsweise bei einer Beitragsart den Intervall Jährlich hinterlegen kann und auch den Monat dazu. Hierfür klickt man mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Zeile und wählt im Kontextmenü „Standard-Intervall bearbeiten“ aus und setzt im Anschluss den Haken bei „Standrad-Intervall“. !Tipp! Wenn man einen Beitrag anlegt ist es gut, wenn man zuerst das Konto auswählt, so wird der Standard-Intervall und auch der Default Betrag direkt vorbelegt, wenn diese in der Adminsitration / Konto gefüllt sind. Man kann die Werte bei Bedarf in der Beitragsanlage individuelle überschreiben.
Im Feld „Gültig bis“ kann man veralteten Beitragsarten ein Ende-Datum geben, dann werden diese nicht mehr in der Beitragsanlage und im Übersichtsbaum des Reiters „Beiträge“ angezeigt.
Sollten aber noch offene Posten zu diesen Beitragsarten bezahlt worden sein, würden diese bei den jährlichen Entgeltbescheinigungen berücksichtigt werden.
9 SEPA-Stammdaten
Hier hinterlegt man zum jeweiligen DATEV-Mandanten die entsprechende Gläubiger-ID mit Namen.
10 Bank
Alle deutschen Kreditinstitute werden in regelmäßigen Abständen automatisiert mit einem P!5-Update aktualisiert.
Sollte eine ausländische Bank benötigt werden, kann man diese hier wie folgt anlegen:
Mit der rechten Maustaste können Sie „neuer Eintrag“ wählen.
Setzen Sie den Haken bei „ausländische Bank“ und geben Sie dann den BIC, Bezeichnung und Kurzbezeichnung der Bank ein.
TIPP: Oft geben die zahlungspflichtigen nicht den vollständigen BIC und Banknamen an, da DATEV aber beim Import eine starke Prüfung hat, empfiehlt es sich vor dem Anlegen in DATEV diese Bank nachzuschlagen und die genaue Bezeichnung auch in Procurat zu übernehmen.
Beiträge
In diesem Bereich können Sie über Selektion und Filter schnell und effizient Auswertungen an der Oberfläche und mit Excel generieren.
Links im Übersichtsbaum können Sie einen oder mehrere Mandanten oder nur bestimmte Beitragsarten markieren.
Dann sehen Sie im rechten Fenster die entsprechenden Beiträge ab dem Datum „Von“ mit allen zukünftigen Beiträgen.
Möchten Sie eine Auswertung über einen bestimmten Zeitraum müssen Sie das Datum „Bis“ ausfüllen und dann rechts daneben auf „Filter übernehmen“ klicken.
Dann werden Ihnen die entsprechenden Beiträge angezeigt und oben in der Leiste die unterschiedlichen Summen:
Gesamtbetrag = Summe aller gewählten Beiträge
Lastzahlbetrag = Summe aller Lastschriften
Fremdlastzahlbetrag = Summe aller Lastschriften von Fremdzahlern
Sollbetrag = Summe aller Beiträge von Überweisern
Fremdsollbetrag = Summe aller Beiträge von Fremdzahlern, die überweisen
In dem Bereich „Wählen Sie einen Wert“ können Sie unterschiedliche Excel-Exporte generieren:
Auswertungen / Änderungen Vormonat: hier sehen Sie alle Änderungen zum gewünschten Vormonat (diesen Export finden Sie auch im Beitragsreiter der Person).
Auswertungen / Beiträge Zeitraum: dieser Export ist eine geeignete Grundlage für Serienbriefe an Zahler*innen (diesen Export finden Sie auch im Beitragsreiter der Person).
Beiträge mit Begünstigten: dieser Export ist ein sehr umfangreicher Export, der auch die Gruppen/Klassen zu Begünstigten enthält, sowie die vollständigen Belegnummern und Brieffelder. Man kann diesen Export als Grundlage für Rechnungen, Anschreiben und Analysen nutzen.
Summe je Zahler über Zeitraum: über diesen Export kann man ermitteln, wieviel beispielsweise Schulgeld pro Zahlerin innerhalb eines Kalenderjahres in Procurat eingestellt worden ist. Hier geht es um die Ermittlung einer Summe, wie sie in Procurat hinterlegt worden ist, nicht, ob diese auch wirklich gezahlt worden ist. Man Kann auch mehrere Beiträge für die Auswertung heranziehen. So möchte man beispielsweise wissen, wieviel in Summe aller Beiträge im Zeitraum pro Zahler*in festgelegt worden ist. Hierfür wählt am die gewünschten Beiträge im Übersichtsbaum aus, bestimmt den Zeitraum über „Von“ Bis“ und geht dann auf den Export.
Beitragsschnitt: gibt Ihnen einen Gesamtübersicht des Klassenschnitts pro Klasse.
Beitragsschnitt Detail: dieser Export gibt Ihnen eine detaillierte Übersicht zum Thema Klassenschnitt, sowie die Kontrollmöglichkeit, ob für jede*n Schüler*in ein Beitrag angelegt worden ist. Ist in der Spalte „Anzahl Beiträge“ im Export der Wert 0, ist kein Beitrag in der Familie angelegt worden.
Sie wählen zuerst die Beitragsart, beispielsweise Schulgeld, im Übersichtsbaum und bestimmen die Periode, dann wählen Sie den Export. Im nächsten Schritt müssen Sie beispielsweise die Klassen auswählen. Nun erhalten Sie den Export. Dies gilt natürlich auch für Beiträge der Betreuungseinrichtungen.
Beitragsschnitt Alle Klassen EN und Beitragsschnitt Detail Alle Klassen EN: diese beiden Exporte gleichen den Exporten „Beitragsschnitt“ und Beitragsschnitt Detail“, sie werden von Schulträgern benötigt, die mehrere Schulstandorte oder Schultypen haben um die oben genannten Auswertungen zu erhalten.
Aktive Debitoren: Aufstellung aller Debitoren, die einen aktiven Beitrag zugeordnet haben.
Alle Debitoren: alle Debitoren, die generell in Procurat angelegt sind.
Genauso können Sie in diesem Bereich Beiträge bearbeiten. Mit dem Öffnen des Kontextmenüs stehen Ihnen alle Funktionalitäten wie in der Karteikarte zur Verfügung:
Fibu-Schnittstelle
In diesem Bereich können Sie Stammdaten und Sollstellungen an DATEV Rechnungswesen für den Lastschrifteinzug übertragen.
Links sehen Sie den Übersichtsbaum, hier können Sie im oberen Bereich wählen, ob Sie Sollstellungen für den ganzen Mandanten oder nur bestimmte Beiträge an die Buchhaltung übergeben möchten.
Im unteren Bereich des Übersichtsbaumes sehen Sie die schon übertragenen Läufe.
Oben in der Leiste können Sie das Fälligkeitsdatum für die zu übertragenden Beiträge auswählen. Monate für Rückprüfung bedeutet, dass Procurat beispielsweise 2 Monate zurück prüft, ob es neu angelegte Beiträge gibt, die noch nicht übertragen worden sind.
Im rechten Bereich der Leiste können Sie nur Stammdaten für ein gewünschtes Wirtschaftsjahr übertragen. Dies ist der Fall, wenn Sie einen neuen Debitoren anlegen mussten, den Sie dringend in der Buchhaltung benötigen. Oder bei der Vorbereitung der Entgeltbescheinigungen, zur Aktualisierung der Stammdaten in DATEV.
Hier können Sie im oberen Bereich links die zu übertragenden Summen pro Mandanten sehen. Im rechten Fenster sehen Sie die verschiedenen Summen pro Beitragsart.
In der detaillierten Aufstellung darunter können Sie filtern und sortieren.
Wenn Sie alles richtig finden, können Sie unten links auf „Übergabe starten“ klicken und die Sollstellungen, Stammdaten und Lastschriftmandate werden für die Fibu bereit gestellt.
Bankverbindungen & SEPA
Hier haben Sie eine Übersicht über alle Personen, die eine Bankverbindung haben und deren SEPA-Mandate.
DATEV-Rückübertragung
Unter diesem Reiter können Sie die Rückübertragungen für die Entgeltbescheinigungen starten.
Bei einer Rückübertragung liest Procurat alle Debitorenkonten aus DATEV Rechnungswesen aus. Alle Werte für die Bescheinigungen werden zum größten Teil aus der
DATEV-Buchhaltung gezogen.
In P!5 legen Sie lediglich fest, wie die verschiedenen Beiträge bescheinigt werden sollen – also die Struktur, welche Erlöse zusammen oder getrennt in einer Summe auf einer Bescheinigung stehen sollen.
Es ist aber vor allem wichtig, die Buchhaltung nach bestimmten Kriterien zu prüfen, damit alle Zahlungen auf den Personenkonten richtig ausgewertet werden können.
Die Bescheinigungen selbst, werden nach dem Prinzip der Serienbrieferstellung erstellt. D.h. es werden über P!5 Quelldateien generiert. Excel-Listen aller relevanten Buchungen für die Bescheinigungen, mit denen man dann die bestimmten Bescheinigungsvorlagen verbindet.
Alle Rückübertragungen lassen sich hier auch wieder nach Excel exportieren.
Starten Sie die Rückübertragung, indem Sie den gewünschten Mandanten markieren, den gewünschten Zeitraum eintragen und „Rückübertragung starten“ wählen.
Am Ende kommt eine Meldung, dass die Dateien „Berater-Nr./Mandanten-Nr.“_Zahlungen Summen und „Berater-Nr./Mandanten-Nr.“_Zahlungen Einzelbuchungen in dem üblichen Excel-Export-Verzeichnis bereit stehen.
