Aktenschrank anlegen

Abhängig von den Berechtigungen, mit denen Sie für die Arbeit mit ELO von Ihrem Administrator ausgestattet wurden, können Sie Aktenschränke, Ordner, Register usw. anlegen. Über den Favoriten-Tab wählen Sie die Funktion Neuer Ordner:

Sie erhalten einen Dialog zu den Metadaten. Im Bereich Maskenauswahl sehen Sie alle Masken, die für diese Art von Eintrag wählbar sind. Jede Maske hat eigene Felder und Einstellungen.

Wählen Sie die Maske Ordner und tragen Sie eine treffende Kurzbezeichnung für den Ordner ein.

Zum Eintragen der Metadaten gehört das Festlegen von Merkmalen und Verhaltensweisen des Dokuments. Diese Einstellungen werden auf der Registerkarte Optionen vorgenommen, wenn es nicht bereits in der Maske festgelegt wurde oder falls das Dokument von diesen Vorgaben abweichen soll. Je nachdem, ob Sie ein Dokument oder einen Ordner mit Metadaten versehen, werden unterschiedliche Einstellmöglichkeiten angezeigt.

Sortierung

Die Sortierung der Inhalte in einem Ordner ist standardmäßig alphabetisch. Die Sortierung innerhalb eines Ordners kann über die Maskendefinition grundsätzlich vorgegeben werden. Bei Manuell erhalten Sie eine Sortierung, die durch den Benutzer manuell per Drag-and-drop festgelegt wurde. Diese manuelle Sortierung der Objekte wird gespeichert.

Wählen Sie die Sortierung Alphabetisch, erhalten Sie eine alphabetische Sortierung. Bei einem Monatsregister ist diese Sortierung damit allerdings nicht optimal. Die Sortierreihenfolge Manuell erscheint bei Ihrem Standardregister somit am sinnvollsten. Durch die manuelle Sortierung können Sie per Drag-and-drop die Liste umsortieren. Die Umsortierung erfolgt im rechten großen Fenster, wo alle Ordner und Dokumente aufgelistet sind.